styczeń 2024

Czym jest procedura KYC - poznaj swojego klienta w AML

5 minut
Generic selectors
Exact matches only
Search in title
Search in content
Post Type Selectors
Spis treści

Jeżeli prowadzisz firmę zobowiązaną do stosowania przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (AML), to procedura KYC jest jednym z ważniejszych obowiązków, jakie musisz spełniać w ramach AML.

 

Zastanawiasz się co to znaczy? KYC to akronim od Know Your Customer, a więc „poznaj swojego klienta”. Jest to procedura, której celem jest m.in. ustalenie tożsamości klientów w celu zapobiegania praniu pieniędzy.

 

Firmy zobowiązane do stosowania przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu (sprawdź w naszym wpisie „Kto ma obowiązek wdrożyć AML w swojej firmie?") mają obowiązek przeprowadzania takiej procedury, by ustalić tożsamość swoich klientów czy ogólnie podmiotów, z którymi wejdą we współpracę.

Obowiązek ten jest jednak szerszy niż ustalenie danych osobowych. O czym jeszcze trzeba wiedzieć? Zapraszam do naszego wpisu i naszym materiałów.

 

Po co przeprowadzać procedurę KYC?

Zacznę od wyjaśnienia, po co w praktyce przeprowadzać taką procedurę. Jeżeli mamy coś stosować, to warto rozumieć, po co to w ogóle robimy?

Jak wspomniałem, procedura KYC jest częścią działania wchodzącego w przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu.

Jeżeli mamy do czynienia np. z praniem pieniędzy, to osoby stojące za tym procederem, najczęściej starają się ukryć swoją tożsamość. A więc przykładowo, zakładają spółkę na tzw. „słupa” (osobę podstawioną) albo działają poprzez spółki, w których wspólnikami są inne spółki, a dalej właścicielami są jakieś fundacje czy podmioty zarejestrowane w odległych rajach podatkowych.

Wszystko po to by maksymalnie utrudnić zrozumienie, skąd pochodzą pieniądze i do kogo one należą.

 

Poprzez stosowanie procedury KYC znacznie utrudnisz takie działanie – dopytując i weryfikując  kolejne dane osobowe łatwo zorientujesz się, że coś jest nie tak. Że Twój potencjalny klient nie jest tym za kogo się podaje lub że tak naprawdę – to nie on stoi za danym biznesem tylko zupełnie kto inny.

To naprawdę ważne, dając się wciągnąć – nawet nieświadomie – w obrót nielegalnymi pieniędzmi można sobie narobić poważnych kłopotów. Stosując więc procedurę KYC będziesz w stanie odpowiednio wcześnie zreflektować się, że sprawa jest podejrzana albo przynajmniej będziesz móc wykazać, że zrobiłeś/łaś wszystko do czego zobowiązywały Cię przepisy.

Dlatego procedura KYC jest właściwie kluczowym zestawem działań w całym procesie AML. Zachęcam Cię do obejrzenia naszego video, w którym w praktyczny sposób wyjaśniam jak stosować procedurę AML.

 

Tytułem jeszcze uzupełnienia – procedura KYC to składowa tak zwanych Środków Bezpieczeństwa Finansowego, a więc wszystkich działań, które podmioty obowiązane muszą wykonywać w związku z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Więcej o tym dowiesz się z powołanego wyżej video.

 

Kto ma obowiązek przeprowadzania procedury KYC?

Kto w takim razie ma obowiązek prowadzenia procedury KYC?

 

Zacznę od stwierdzenia, że w obecnych czasach warto by każdy przedsiębiorca przeprowadzał taką procedurę, choćby na niewielką skalę, u siebie w firmie. Dzięki temu możesz sprawdzić czy dana osoba nie jest objęta sankcjami (każdy przedsiębiorca ma obowiązek to zrobić!) ale też z praktycznego punktu widzenia – będziesz miał/a dane klienta, co znacznie ułatwia np. rozliczenia, może zostać wykorzystane także np. w marketingu (choć to oczywiście przy spełnieniu innych warunków np. z RODO).

 

Ale zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu procedurę KYC muszą stosować wszystkie podmioty określone jako podmioty obowiązane. Są to między innymi:

 

  1. kantory, w tym kantory walut wirtualnych,
  2. notariusze,
  3. adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi,
  4. księgowi, biura rachunkowe,
  5. biura wirtualne,
  6. pośrednicy w obrocie nieruchomościami,
  7. przedsiębiorcy prowadzący gry hazardowe,
  8. przedsiębiorcy, fundacje i stowarzyszenia, które dokonują lub przyjmują płatności w gotówce o wartości równej lub wyższej niż 10.000 euro,
  9. antykwariaty, galerie sztuki, domy aukcyjne,
  10. instytucje pożyczkowe,
  11. lombardy,
  12. fundusz inwestycyjne, alternatywne spółki inwestycyjne, towarzystwa funduszy inwestycyjnych,
  13. Banki, instytucje finansowe,
  14. Pośrednicy ubezpieczeniowi.

Jeżeli prowadzisz działalność w którejkolwiek z powyższych branż, to masz obowiązek stosowania przepisów AML i wykonywania procedury KYC.

 

Na czym polega procedura KYC?

 

  1. Pozyskaniu danych klienta - w przypadku osób fizycznych będą to m.in. imię i nazwisko, adres, PESEL, a w przypadku to m.in. nazwa i siedziba, NIP czy lista beneficjentów rzeczywistych. Ważną informacją jest też oświadczenie o statusie PEP, o którym więcej wspominałem w poprzednim wpisie [tutaj].

 

Te dane musisz zebrać samodzielnie np. prosząc klienta o ich wysłanie. W naszym Programie SiP AML znajdziesz wygodne formularze online, które pozwolą Ci łatwo uzupełnić i zapisać wszystkie potrzebne dane.

 

  1. Weryfikacji danych klienta – nie wystarczy pozyskać tych danych, trzeba jeszcze zweryfikować czy są prawdziwe!

Jak zrobić taką weryfikację? Najlepiej oczywiście z dowodu osobistego czy paszportu ale można np. poprosić taką osobę o wykonanie przelewu weryfikacyjnego z osobistego rachunku bankowego takiej osoby. Więcej sposobów omawiam we wspomnianym wcześniej video.

W ramach procedury KYC musisz także:

  1. Odpowiednio zarchiwizować / przechowywać zebrane dane i dokumenty – choćby z tak prozaicznego powodu jak konieczność wykazania w trakcie kontroli, że spełniłeś/łaś wszystkie wskazane obowiązki.
  2. I z etapu aktualizowania danych – nie wystarczy bowiem zebrać te dane raz, masz obowiązek dbania o to, by dane były aktualne. Należy wiec sprawdzać czy dane się nie zmieniły, a jeżeli mamy informacje lub myśl, że zaszła w nich jakaś zmiana (np. zmiana danych spółki)– powinniśmy zrobić procedurę KYC raz jeszcze.
Masz więcej pytań?
Napisz do nas!Skontaktuj się

Co jeszcze wchodzi w zakres procedury KYC

Wymienione cztery etapy to podstawowy zakres prowadzenia procedury KYC. Powinny być one wykonane z innymi Środkami Bezpieczeństwa Finansowego, a więc:

 

  1. Z analizą ryzyka, a więc oceną jakie występuje ryzyko prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu we współpracy z danym podmiotem. Skoro już masz zebrane dane konkretnej osoby czy spółki, to możesz wykonać taką ocenę ryzyka.

Znów, pomoże Ci w tym nasz formularz online „asystent oceny ryzyka”, dzięki któremu szybko sprawdzisz czy jest ryzyko współpracy z daną osobą czy nie.

 

  1. Z monitorowaniem transakcji danej osoby czy spółki – to budzący najwięcej emocji obowiązek związany z AML. No bo w jaki sposób mam monitorować transakcje mojego klienta?

Na szczęście jest sporo możliwości bez wypytywania klienta o jego poufne dane finansowe czy biznesowe.

Więcej jak dobrze monitorować transakcje gospodarcze klienta dowiesz się też z naszego filmu jak stosować Środki Bezpieczeństwa Finansowego

 

Co jeszcze warto wiedzieć o procedurze KYC?

Lista czynności jakie należy podjąć w ramach KYC zależy więc od tego, co uda nam się ustalić wykonując kolejne kroki. W uzasadnionych przypadkach będziemy potrzebowali więcej danych, aby dobrze przeanalizować sytuację. Można powiedzieć, że jest to proces dynamiczny.

 

Podsumowanie

Zbierając dane w ramach procedury KYC koniecznie należy zawsze ustalić:

  • dokładne dane osobowe klienta lub osób reprezentujących dany podmiot,
  • czy podane dane są prawdziwe,
  • najlepiej ustalić także jaki jest cel realizacji zawieranej z klientem, jakiego produktu czy usługi dokładnie oczekuje klient i po co,
  • jaka jest dotychczasowa działalność firmy Twojego kontrahenta i czym się ta firma zajmuje.

Zwróć uwagę, że informacje wskazane w obydwu powyższych punktach możesz uzyskać pytając o nie w kontekście Waszej współpracy i przygotowania się do wykonywania usług dla klienta.

  • a w szczególnych okolicznościach warto dopytać także źródło pochodzenia środków, które klient czy kontrahent przeznacza na wykonanie umowy (np. zapłatę Twojej firmie).

Jeśli potrzebujesz pomocy we wdrożeniu lub prowadzeniu dla Ciebie procedur AML w firmie - napisz do nas!

Artykuł to za mało?
Jeśli wciąż nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania lub potrzebujesz konsultacji - skorzystaj z naszej porady prawnej!

Wypełnij formularz kontaktowy, porozmawiajmy.

Skontaktuj się
Generic selectors
Exact matches only
Search in title
Search in content
Post Type Selectors
Spis treści