W świecie biznesu, zawieranie umów z innymi przedsiębiorcami jest nieuniknione. Podpisując umowę, wchodzimy na pole rywalizacji, pełne zarówno obietnic, jak i ryzyka. Oczekujemy, że druga strona wywiąże się jak najlepiej ze swojego zobowiązania. Niestety, trafiają się osoby nierzetelne, które nie wykonują umowy wcale lub wykonują ją w sposób niewłaściwy.
Równie dobrze i nam może się podwinąć noga i to my możemy znaleźć się w pozycji podmiotu, który z jakiegoś powodu nie wykonał należycie umowy.
Dlatego warto zabezpieczyć się przed takimi przypadkami, jeszcze przed podpisaniem umowy – zawierając w niej odpowiednie postanowienia, chroniące nas przed nierzetelnym kontrahentem jak i przed własnymi błędami.
Pierwszym krokiem jest klarowne zdefiniowanie zakresu odpowiedzialności każdej ze stron. Powinniśmy określić obowiązki, terminy wykonania, standardy jakości oraz przewidziane konsekwencje za ewentualne niedotrzymanie warunków umowy.
Co więcej, już na etapie formułowania umowy należy pamiętać, aby zamieścić stosowny zapis o przysługujących roszczeniach w razie niewykonania czy nienależytego wykonania umowy. Nie bójmy się być konkretnymi – im dokładniejsze sformułowania w umowie, tym mniej miejsca na jej swobodne interpretacje.
Sztuką jest więc napisać umowę, która będzie precyzyjna i będzie regulowała wszystkie hipotetyczne przypadki, a jednocześnie nie będzie za długa i zbyt skomplikowana.
W umowie można zastrzec – i jest to powszechnie stosowane zastrzeżenie – że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy. Jest to kara umowna.
Pamiętajmy, że nie można jej żądać, gdyby ktoś nam nie zapłacił albo zapłacił, ale po terminie. Od tego są odsetki za opóźnienie.
Czego więc może dotyczyć wspomniana kara umowna?
Tutaj mamy co do zasady dowolność, przykładowo może być to nieprzekazanie w terminie dokumentów, produktów (np. gotowego oprogramowania), doprowadzenie do wycieku poufnych informacji czy też naruszenie zakazu konkurencji.
Kary umowne powinny być opisane w umowie możliwie szczegółowo. Nierzadko w umowach można dostrzec bardzo ogólne postanowienia typu „przedsiębiorca A zapłaci przedsiębiorcy B karę umowną w wysokości C za każdy przypadek naruszenia postanowień niniejszej umowy”.
Są one nieprawidłowo skonstruowane, bo nie wiadomo jakie dokładnie działania skutkują możliwością naliczenia kary. W tym przypadku niezbędna jest precyzja – po pierwsze łatwiej dochodzić przed sądem zapłaty takiej kary umownej, a po drugie zwiększa się transparentność we współpracy stron, bo każda wie, czego może się spodziewać.
A jak ustalić wysokość kary umownej? Generalna zasada jest taka, że jej wysokość powinna być łatwa do obliczenia. Tym samym, w praktyce mamy dwie opcje: można wskazać konkretną kwotę lub określić procent kwoty, np. wynagrodzenia umownego, precyzując przy tym, czy chodzi o kwotę wynagrodzenia brutto czy netto.
Istotna dla kary umownej jest także różnica między pojęciem ,,zwłoki” a ,,opóźnienia”. Terminy te są często utożsamiane, a to błąd. Opóźnienie stanowi niewykonanie danego działania w odpowiednim czasie, bez względu na przyczynę, a zwłoka wymaga zawinienia po stronie osoby, która była zobowiązana do wykonania czynności.
A co, jeżeli wpisano do umowy dużo kar umownych? Jak się bronić? Przede wszystkim, nie ma nic dziwnego w tym, że strony chcą zabezpieczyć swoje interesy w umowie, a jednym ze sposobów zabezpieczenia jest właśnie wprowadzenie mechanizmu kar umownych.
Druga strona, chcąc zabezpieczać swój interes, może dążyć do złagodzenia niektórych kar, zmniejszenia ich wysokości albo dodania dodatkowych postanowień. Można ustalić kwotowe limity odpowiedzialności kontraktowej, czyli wskazać w umowie łączną maksymalną wysokość kar umownych, którą może zostać obciążona strona.
W praktyce jest to dobre rozwiązanie, które prowadzi do osiągnięcia kompromisu pomiędzy stronami. Natomiast, gdy kary umowne w oczywisty sposób faworyzują jedną ze stron umowy, skutkując brakiem symetrii w kontrakcie, należy negocjować ich całkowite wykreślenie.
Co jednak jeśli szkoda była finalnie wyższa od zastrzeżonej na daną okoliczność kary umownej? Generalną zasadą jest, że odszkodowanie „powyżej” zastrzeżonej kary umownej nie jest dopuszczalne, chyba że strony zastrzegą w umowie, że w sytuacji, gdy dana strona poniesie szkodę przewyższającą wysokość kary umownej, może dochodzić takiej nadwyżki na podstawie ogólnych zasad dotyczących odpowiedzialności odszkodowawczej. W praktyce tego rodzaju zastrzeżenia są wpisywane bardzo często do różnych umów w branży IT.
Zastrzeżenie w umowie kar umownych jest oczywiście najbardziej powszechnym sposobem zabezpieczenia odpowiedzialności, jednak nie ma żadnej przeszkody, aby jeden przedsiębiorca udzielił gwarancji drugiemu przedsiębiorcy. Zasady gwarancji są takie same dla przedsiębiorców, bez względu na to, czy mają status konsumenta czy też nie. Co bardzo ważne – udzielenie gwarancji jest dobrowolne i żaden podmiot nie jest zobowiązany do jej wystawienia. Aby obowiązywała strony, należy ją zastrzec w umowie.
Celem gwarancji jest zabezpieczenie interesów strony kupującej. Obowiązki gwaranta, czyli udzielającego gwarancji, mogą w szczególności polegać na zwrocie zapłaconej ceny, wymianie rzeczy bądź jej naprawie oraz zapewnieniu innych usług.
Jeżeli została udzielona gwarancja co do jakości rzeczy sprzedanej, poczytuje się w razie wątpliwości, że gwarant jest obowiązany do usunięcia wady fizycznej rzeczy lub do dostarczenia rzeczy wolnej od wad, o ile wady te ujawnią się w ciągu terminu określonego w oświadczeniu gwarancyjnym.
Warto w umowie jasno określić zakres gwarancji oraz warunki jej realizacji, aby uniknąć niejasności i sporów w przypadku ewentualnych reklamacji.
Zaleca się, aby umowy między przedsiębiorcami zawierały również klauzulę arbitrażową, czyli zapis, który określa, że ewentualne spory będą rozstrzygane przez niezależnego arbitra lub sąd arbitrażowy, zamiast tradycyjnego sądu. Jest to sposób na szybkie i dyskretne rozstrzygnięcie ewentualnych nieporozumień.
Klauzule arbitrażowe zawarte w umowach:
Przede wszystkim jednak, arbitraż powoduje że sprawa sporna jest rozstrzygnięta znacznie szybciej niż przed tradycyjnym sądem.
Zarządzanie odpowiedzialnością w umowie między przedsiębiorcami jest nieodłącznym elementem każdej udanej transakcji handlowej.
Klarowność, precyzja, elastyczność i regularna aktualizacja umowy są kluczowymi czynnikami skutecznego zarządzania ryzykiem i zapewnienia sukcesu biznesowego. Świadome podejście do kwestii odpowiedzialności może więc stanowić fundament solidnych relacji biznesowych i budować zaufanie pomiędzy stronami umowy.
Pamiętajmy, że umowa powinna być dokumentem żywym, który dostosowuje się do zmieniających się warunków i potrzeb biznesowych.
Ważne jest regularne monitorowanie postępów w realizacji jej postanowień oraz aktualizacja treści w przypadku zmian na gruncie prawnym bądź organizacyjnym. Zabezpieczenie odpowiedzialności wymaga ciągłego dostosowywania się do zmieniających się warunków i ryzyk.
Wniosek jest jeden: dobrze skonstruowana umowa to fundament udanej współpracy, dlatego warto poświęcić czas na jej staranne przygotowanie lub skorzystać przy tym z pomocy doświadczonego prawnika. W końcu, lepiej zapobiegać niż leczyć!
