Środki Bezpieczeństwa Finansowego w AML – co musisz wiedzieć i wdrożyć

Jeśli Twoja firma jest instytucją obowiązaną w rozumieniu ustawy AML, musisz stosować Środki Bezpieczeństwa Finansowego (ŚBF) wobec każdego klienta – nowego i obecnego. ŚBF to zestaw działań: identyfikacja klienta, weryfikacja tożsamości, ustalenie beneficjenta rzeczywistego i bieżące monitorowanie relacji. Zakres tych działań zależy od oceny ryzyka prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu przypisanej do danego klienta lub transakcji.

Czym są Środki Bezpieczeństwa Finansowego

Środki Bezpieczeństwa Finansowego (ŚBF) to konkretne działania, które wykonujesz wobec każdego klienta instytucji obowiązanej – zarówno potencjalnego, jak i obecnego.

Ich zakres i poziom szczegółowości dobierasz na podstawie oceny ryzyka współpracy z danym klientem. Wyższa ocena ryzyka oznacza więcej obowiązków po Twojej stronie.

Kiedy stosujesz Środki Bezpieczeństwa Finansowego

Przepisy AML precyzyjnie określają sytuacje, w których musisz zastosować ŚBF. Przykładowe przypadki:

1. Nawiązanie nowych stosunków gospodarczych – np. podpisanie umowy z nowym klientem.
2. Zmiana w stosunkach gospodarczych z dotychczasowym klientem – np. zmiana zakresu współpracy lub warunków umowy.
3. Przeprowadzenie transakcji okazjonalnej – np. jednorazowa transakcja sprzedaży o określonym charakterze lub w określonej wysokości.

Pełną listę sytuacji znajdziesz w materiałach udostępnionych w Programie SiP AML.

Jak dobrać zakres ŚBF do klienta

Nie stosujesz ŚBF zawsze w tym samym zakresie. Reguła decyzji wygląda tak:

• Jeśli ryzyko AML dla klienta lub transakcji jest niskie – stosujesz uproszczone Środki Bezpieczeństwa Finansowego.
• Jeśli ryzyko AML jest wysokie – stosujesz wzmożone Środki Bezpieczeństwa Finansowego.

Aby ustalić poziom ryzyka, przeprowadź ocenę ryzyka dla danego klienta. Dopiero na jej podstawie decydujesz o zakresie ŚBF.

Identyfikacja klienta – osoba fizyczna

W przypadku osoby fizycznej sprawdź dowód osobisty lub paszport. Zweryfikuj następujące dane:

• imię i nazwisko,
• numer PESEL,
• kraj urodzenia,
• obywatelstwo,
• NIP – jeśli osoba prowadzi działalność gospodarczą.

Identyfikacja klienta – osoba prawna

W przypadku osoby prawnej (np. spółki) ustal:

• nazwę podmiotu,
• formę prawną,
• adres siedziby,
• NIP (jeśli NIP jest niedostępny – państwo rejestracji, numer rejestracji i datę rejestracji).

Dokumenty do weryfikacji osoby prawnej

Weryfikacji dokonujesz na podstawie dokumentów rejestrowych, w szczególności:

• KRS – Krajowy Rejestr Sądowy,
• CRBR – Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych,
• inne odpowiednie dokumenty rejestrowe.

Beneficjent rzeczywisty i pełnomocnik

Przy identyfikacji osoby prawnej ustal i zweryfikuj również:

• beneficjenta rzeczywistego – osobę, która faktycznie kontroluje podmiot,
• pełnomocnika osoby prawnej – jeśli działa w imieniu klienta.

Dane w obu przypadkach zapisz w formularzu stanowiącym załącznik do wewnętrznej procedury AML.

Weryfikacja tożsamości – zasady i kolejność

Gdy ustalisz dane klienta, pełnomocnika lub beneficjenta rzeczywistego, potwierdź je na podstawie odpowiednich dokumentów. Przestrzegaj następujących zasad:

• Weryfikacja tożsamości musi nastąpić przed nawiązaniem stosunków gospodarczych lub przeprowadzeniem transakcji okazjonalnej – nie po.
• Odbierz oświadczenie o statusie PEP – PEP to osoba zajmująca eksponowane stanowisko polityczne. Oświadczenie pobierasz zarówno od osób fizycznych, jak i w przypadku osób prawnych.
• Jeśli pojawią się trudności w ustaleniu lub weryfikacji klienta bądź beneficjenta rzeczywistego – udokumentuj je. Trudności w weryfikacji z reguły oznaczają wyższe ryzyko AML.
• Zweryfikowane dane zapisz w odpowiednim formularzu.

Monitorowanie stosunków gospodarczych

Bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych z klientem obejmuje trzy działania:

• Analiza transakcji – sprawdź, czy dana transakcja nie jest podejrzana, ma sens gospodarczy, nie została podzielona na kilka mniejszych oraz czy klient nie nalega na transakcje gotówkowe.
• Badanie źródła pochodzenia wartości majątkowych – ustal, skąd klient posiada środki będące przedmiotem transakcji.
• Aktualizacja dokumentów – na bieżąco uzupełniaj i aktualizuj dokumenty oraz informacje dotyczące stosunków gospodarczych.

Na podstawie wyników monitorowania decydujesz, czy wobec klienta stosować wzmożone czy uproszczone ŚBF.

Kiedy stosujesz wzmożone środki bezpieczeństwa

Jeśli ocena klienta lub analiza transakcji wskazuje wysokie ryzyko AML, przechodzisz na wzmożone środki bezpieczeństwa. Przykładowa sytuacja wymagająca wzmożonych ŚBF:

• Klient ma status PEP – osoba zajmująca eksponowane stanowisko polityczne (np. poseł, minister, członek zarządu spółki Skarbu Państwa lub ich bliscy współpracownicy i członkowie rodziny).

Najczęściej zadawane pytania

Czym dokładnie są Środki Bezpieczeństwa Finansowego w AML i kogo dotyczą? Środki Bezpieczeństwa Finansowego (ŚBF) to zestaw działań obejmujący identyfikację klienta, weryfikację jego tożsamości, ustalenie beneficjenta rzeczywistego oraz bieżące monitorowanie relacji biznesowej. Dotyczą każdego klienta instytucji obowiązanej w rozumieniu ustawy AML – zarówno potencjalnego, jak i obecnego. Zakres i szczegółowość tych działań dobierasz na podstawie oceny ryzyka prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu przypisanej do danego klienta lub transakcji.

Kiedy firma musi zastosować Środki Bezpieczeństwa Finansowego wobec klienta? ŚBF stosujesz w trzech głównych sytuacjach: przy nawiązaniu nowych stosunków gospodarczych (np. podpisanie umowy z nowym klientem), przy zmianie w stosunkach gospodarczych z dotychczasowym klientem (np. zmiana zakresu współpracy lub warunków umowy) oraz przy przeprowadzeniu transakcji okazjonalnej o określonym charakterze lub w określonej wysokości. Weryfikacja tożsamości musi nastąpić przed nawiązaniem stosunków gospodarczych lub przeprowadzeniem transakcji okazjonalnej – nie po.

Jak dobrać zakres Środków Bezpieczeństwa Finansowego do poziomu ryzyka klienta? Jeśli ocena ryzyka AML dla klienta lub transakcji wskazuje ryzyko niskie – stosujesz uproszczone ŚBF, jeśli wysokie – wzmożone ŚBF. Aby ustalić poziom ryzyka, przeprowadź ocenę ryzyka dla danego klienta i dopiero na jej podstawie decyduj o zakresie środków. Wyniki bieżącego monitorowania relacji gospodarczej również wpływają na decyzję, czy wobec klienta stosować wzmożone czy uproszczone ŚBF.

Jakie dane i dokumenty trzeba zweryfikować przy kliencie będącym osobą fizyczną, a jakie przy spółce? Przy osobie fizycznej weryfikujesz dowód osobisty lub paszport i ustalasz: imię i nazwisko, numer PESEL, kraj urodzenia, obywatelstwo oraz NIP – jeśli osoba prowadzi działalność gospodarczą. Przy osobie prawnej ustalasz nazwę podmiotu, formę prawną, adres siedziby i NIP (a gdy NIP jest niedostępny – państwo rejestracji, numer i datę rejestracji), weryfikujesz dane na podstawie KRS, Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) i innych dokumentów rejestrowych, a dodatkowo identyfikujesz beneficjenta rzeczywistego oraz pełnomocnika, jeśli działa w imieniu klienta.

Kiedy trzeba zastosować wzmożone środki bezpieczeństwa finansowego w AML? Wzmożone ŚBF stosujesz, gdy ocena klienta lub analiza transakcji wskazuje wysokie ryzyko AML. Przykładem jest sytuacja, w której klient ma status PEP – czyli zajmuje eksponowane stanowisko polityczne (np. poseł, minister, członek zarządu spółki Skarbu Państwa) lub jest bliskim współpracownikiem bądź członkiem rodziny takiej osoby. Oświadczenie o statusie PEP odbierasz zarówno od osób fizycznych, jak i w przypadku osób prawnych.