Środki Bezpieczeństwa Finansowego w procedurze AML – co musisz wdrożyć i jak je stosować

Środki Bezpieczeństwa Finansowego (ŚBF) to zestaw działań, które jako instytucja obowiązana musisz wykonać wobec każdego klienta – nowego i obecnego. Zakres tych działań zależy od oceny ryzyka współpracy z danym klientem. Poniżej znajdziesz konkretne informacje: kiedy stosować ŚBF, jak identyfikować i weryfikować klientów oraz na co zwrócić uwagę przy dokumentowaniu procesu.

Czym są Środki Bezpieczeństwa Finansowego

ŚBF to obowiązkowe czynności, które przeprowadzasz w ramach procedury AML wobec potencjalnych i obecnych klientów Twojej firmy. Ich celem jest ograniczenie ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu.

Zakres stosowanych ŚBF nie jest stały – dopasowujesz go do poziomu ryzyka, jakie wiąże się ze współpracą z danym klientem. Wyższa ocena ryzyka oznacza szerszy zakres środków.

Kiedy musisz zastosować Środki Bezpieczeństwa Finansowego

Przepisy AML precyzyjnie wskazują sytuacje, w których stosujesz ŚBF. Oto najczęstsze z nich:

1. Nawiązanie nowych stosunków gospodarczych – np. podpisanie umowy z nowym klientem.
2. Zmiana w stosunkach gospodarczych – np. zmiana warunków współpracy z dotychczasowym klientem.
3. Przeprowadzenie transakcji okazjonalnej – np. jednorazowa transakcja sprzedaży o określonym charakterze lub w określonej wysokości.

Pełną listę znajdziesz w materiałach udostępnionych na platformie SiP AML.

Jak dobrać zakres ŚBF do klienta

Nie każdy klient wymaga tego samego poziomu szczegółowości. Zasada decyzji wygląda tak:

• Jeśli ocena ryzyka jest niska → stosujesz uproszczone środki bezpieczeństwa finansowego.
• Jeśli ocena ryzyka jest wysoka → stosujesz wzmożone środki bezpieczeństwa finansowego.

Żeby podjąć tę decyzję, najpierw przeprowadź ocenę ryzyka dla danego klienta. Dopiero po jej zakończeniu dobierasz właściwy zakres ŚBF.

Identyfikacja klienta – osoba fizyczna

W przypadku osoby fizycznej sprawdź dowód osobisty lub paszport. Ustal i zapisz następujące dane:

• Imię i nazwisko
• PESEL
• Kraj urodzenia
• Obywatelstwo
• NIP – jeśli osoba prowadzi działalność gospodarczą

Identyfikacja klienta – osoba prawna

W przypadku osoby prawnej (np. spółki) ustal:

• Nazwę podmiotu
• Formę prawną
• Adres siedziby
• NIP (jeśli brak NIP – państwo rejestracji, numer i datę rejestracji)

Dokumenty do weryfikacji osoby prawnej

Weryfikacji dokonujesz na podstawie:

• KRS – Krajowy Rejestr Sądowy
• CRBR – Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych
• Inne właściwe dokumenty rejestrowe

Beneficjent rzeczywisty i pełnomocnik

Przy identyfikacji osoby prawnej musisz dodatkowo:

• Ustalić i zweryfikować beneficjenta rzeczywistego – czyli osobę, która faktycznie kontroluje dany podmiot.
• Ustalić i zweryfikować pełnomocnika osoby prawnej.

Dane w obu przypadkach wpisujesz do formularza stanowiącego załącznik do wewnętrznej procedury AML.

Weryfikacja tożsamości – zasady i terminy

Po ustaleniu danych klienta, pełnomocnika lub beneficjenta rzeczywistego przechodzisz do weryfikacji, czyli potwierdzenia tożsamości na podstawie odpowiednich dokumentów.

Zapamiętaj dwie zasady:

• Weryfikacja tożsamości musi nastąpić przed nawiązaniem stosunków gospodarczych lub przed przeprowadzeniem transakcji okazjonalnej. Nie po – przed.
• Podczas weryfikacji odbierz oświadczenie o statusie PEP – PEP to osoba zajmująca eksponowane stanowisko polityczne. Dotyczy to zarówno osób fizycznych, jak i prawnych.

Zweryfikowane dane wpisujesz do odpowiedniego formularza.

Co zrobić, gdy identyfikacja lub weryfikacja sprawia trudności

Jeśli napotkasz problemy z ustaleniem lub weryfikacją danych klienta bądź beneficjenta rzeczywistego:

• Udokumentuj trudności – opisz, na czym polega problem i jakie kroki podjąłeś.
• Podnieś ocenę ryzyka – trudności w weryfikacji z reguły oznaczają wyższe ryzyko AML, co przekłada się na szerszy zakres środków bezpieczeństwa.

Monitorowanie stosunków gospodarczych

Stosowanie ŚBF nie kończy się na etapie nawiązania współpracy. Monitoruj stosunki gospodarcze z każdym klientem przez cały okres trwania relacji biznesowej.

Najczęściej zadawane pytania

Czym dokładnie są Środki Bezpieczeństwa Finansowego w AML i kiedy trzeba je zastosować?
Środki Bezpieczeństwa Finansowego (ŚBF) to obowiązkowe czynności, które instytucja obowiązana przeprowadza wobec potencjalnych i obecnych klientów w celu ograniczenia ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu. Stosujesz je w trzech głównych sytuacjach: przy nawiązaniu nowych stosunków gospodarczych (np. podpisanie umowy z nowym klientem), przy zmianie warunków współpracy z dotychczasowym klientem oraz przy przeprowadzeniu transakcji okazjonalnej. Zakres ŚBF nie jest stały – dopasowujesz go do poziomu ryzyka, jakie wiąże się ze współpracą z danym klientem.

Jak dobrać zakres Środków Bezpieczeństwa Finansowego do poziomu ryzyka klienta?
Najpierw przeprowadź ocenę ryzyka dla danego klienta – dopiero po jej zakończeniu dobierasz właściwy zakres ŚBF. Jeśli ocena ryzyka jest niska, stosujesz uproszczone środki bezpieczeństwa finansowego; jeśli ocena ryzyka jest wysoka – stosujesz wzmożone środki bezpieczeństwa finansowego, czyli szerszy zakres działań weryfikacyjnych i monitorujących.

Jakie dane trzeba zebrać i zweryfikować przy kliencie będącym osobą fizyczną, a jakie przy spółce?
Przy osobie fizycznej ustal i zapisz: imię i nazwisko, PESEL, kraj urodzenia, obywatelstwo oraz NIP – jeśli osoba prowadzi działalność gospodarczą – na podstawie dowodu osobistego lub paszportu. Przy osobie prawnej (np. spółce) ustal: nazwę podmiotu, formę prawną, adres siedziby i NIP (a jeśli brak NIP – państwo rejestracji, numer i datę rejestracji), a weryfikacji dokonaj na podstawie KRS, Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych lub innych właściwych dokumentów rejestrowych. Dodatkowo przy spółce musisz ustalić i zweryfikować beneficjenta rzeczywistego, czyli osobę faktycznie kontrolującą podmiot, oraz pełnomocnika osoby prawnej.

Czy weryfikację klienta i oświadczenie o statusie PEP trzeba zrobić przed rozpoczęciem współpracy?
Tak – weryfikacja tożsamości musi nastąpić przed nawiązaniem stosunków gospodarczych lub przed przeprowadzeniem transakcji okazjonalnej, nie po fakcie. Podczas weryfikacji odbierz od klienta oświadczenie o statusie PEP (osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne) – obowiązek ten dotyczy zarówno klientów będących osobami fizycznymi, jak i prawnymi.

Co zrobić, jeśli nie da się łatwo ustalić albo zweryfikować danych klienta lub beneficjenta rzeczywistego?
Udokumentuj trudności – opisz, na czym polega problem i jakie kroki podjąłeś, żeby dane ustalić lub potwierdzić. Podnieś ocenę ryzyka tego klienta, ponieważ trudności w weryfikacji z reguły oznaczają wyższe ryzyko AML, co automatycznie przekłada się na szerszy zakres środków bezpieczeństwa finansowego, które musisz wobec niego zastosować.