Praca zdalna w Kodeksie pracy – zasady, obowiązki i wdrożenie

Od 7 kwietnia 2023 r. praca zdalna jest uregulowana bezpośrednio w Kodeksie pracy. Nowe przepisy zastąpiły specustawę covidową i dotychczasowy rozdział o telepracy. Poniżej znajdziesz konkretne zasady: kto decyduje o pracy zdalnej, jak ją kontrolować, kiedy nie można jej stosować i co musisz wdrożyć w firmie.

Definicja pracy zdalnej w Kodeksie pracy

Praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą – w tym pod adresem zamieszkania – w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Kto decyduje o pracy zdalnej?

Praca zdalna może być wykonywana w trzech trybach:

1. Na polecenie pracodawcy – w szczególnych przypadkach określonych w ustawie.
2. Na wniosek pracownika – z obowiązkiem uwzględnienia wniosku w określonych sytuacjach.
3. Okazjonalnie – na wniosek pracownika, w wymiarze do 24 dni w roku kalendarzowym.

Praca zdalna na polecenie pracodawcy

Pracodawca może polecić pracę zdalną wyłącznie w trzech sytuacjach:

• okres obowiązywania stanu nadzwyczajnego,
• stan zagrożenia epidemicznego lub epidemii,
• okres, w którym z powodu siły wyższej pracodawca nie może zapewnić bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu.

Co musisz zapewnić przed wydaniem polecenia:

• Pracownik składa oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do pracy zdalnej.
• Jeśli pracownik oświadczy, że takich warunków nie ma – nie możesz wydać polecenia.
• Możesz cofnąć polecenie pracy zdalnej z co najmniej 2-dniowym wyprzedzeniem.

Praca zdalna na wniosek pracownika

Pracownik może złożyć wniosek o pracę zdalną. Jako pracodawca masz obowiązek uwzględnić wniosek, jeśli złożył go pracownik, który:

• jest w ciąży,
• wychowuje dziecko do 4. roku życia,
• sprawuje opiekę nad niepełnosprawnym członkiem rodziny.

Możesz odmówić tylko wtedy, gdy praca zdalna jest niemożliwa – np. ze względu na rodzaj pracy, brak warunków lokalowych lub technicznych. Odmowę uzasadnij na piśmie.

Praca zdalna okazjonalna

Pracownik może wnioskować o pracę zdalną okazjonalną – do 24 dni w roku kalendarzowym. Kontrola wykonywania pracy w tym trybie odbywa się na zasadach ustalonych bezpośrednio z pracownikiem.

Kontrola wykonywania pracy zdalnej

Jako pracodawca masz prawo kontrolować pracę zdalną w dwóch obszarach:

• bezpieczeństwo i higiena pracy (BHP),
• przestrzeganie procedur ochrony danych osobowych.

Zasady kontroli określasz w porozumieniu ze związkami zawodowymi, regulaminie pracy zdalnej, poleceniu albo w indywidualnym porozumieniu z pracownikiem.

Jak przeprowadzić kontrolę prawidłowo

1. Ustal termin kontroli w porozumieniu z pracownikiem.
2. Przeprowadź kontrolę w miejscu wykonywania pracy zdalnej, w godzinach pracy.
3. Dostosuj sposób kontroli do miejsca i rodzaju pracy.
4. Nie naruszaj prywatności pracownika ani innych domowników.
5. Nie utrudniaj korzystania z pomieszczeń domowych zgodnie z ich przeznaczeniem.

Co zrobić po stwierdzeniu uchybień

Jeśli kontrola wykaże nieprawidłowości, masz dwie opcje:

• Wyznaczyć termin na usunięcie uchybień – pracownik musi je naprawić w określonym czasie.
• Cofnąć zgodę na pracę zdalną – pracownik wraca do dotychczasowego miejsca pracy w terminie, który wyznaczysz.

Kiedy praca zdalna jest wykluczona

Nie każda praca może być wykonywana zdalnie. Kodeks pracy wyklucza pracę zdalną w przypadku pracy:

• w warunkach szczególnie niebezpiecznych,
• powodującej przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych,
• związanej z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie (zgodnie z przepisami BHP dotyczącymi czynników chemicznych),
• związanej ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych, mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy, a także przy pracach pylących lub powodujących intensywne brudzenie.

Jak wdrożyć pracę zdalną w firmie – kolejność działań

1. Sprawdź, czy w firmie działają związki zawodowe. Jeśli tak – zawrzyj z nimi porozumienie określające zasady pracy zdalnej.
2. Jeśli związków nie ma – wprowadź regulamin pracy zdalnej.
3. Określ w regulaminie lub porozumieniu zasady: miejsce pracy, kontrolę, pokrywanie kosztów, ochronę danych, BHP.
4. Przygotuj wzory dokumentów – oświadczenie pracownika o warunkach lokalowych, wniosek o pracę zdalną, polecenie pracy zdalnej.
5. Poinformuj pracowników o nowych zasadach i zbierz wymagane oświadczenia.

Szczegółowy opis procedury znajdziesz we wpisie: Jak wprowadzić regulamin pracy zdalnej w firmie.

Najczęściej zadawane pytania

Kiedy pracodawca może jednostronnie polecić pracę zdalną? Pracodawca może polecić pracę zdalną wyłącznie w trzech sytuacjach: w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, w stanie zagrożenia epidemicznego lub epidemii oraz gdy z powodu siły wyższej nie jest w stanie zapewnić bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu. Warunkiem wydania polecenia jest złożenie przez pracownika oświadczenia, że posiada odpowiednie warunki lokalowe i techniczne – jeśli ich nie ma, polecenia wydać nie można. Pracodawca może cofnąć polecenie pracy zdalnej z co najmniej 2-dniowym wyprzedzeniem.

Kiedy pracodawca musi uwzględnić wniosek pracownika o pracę zdalną? Pracodawca ma obowiązek uwzględnić wniosek o pracę zdalną, jeśli złożył go pracownik będący w ciąży, wychowujący dziecko do 4. roku życia lub sprawujący opiekę nad niepełnosprawnym członkiem rodziny. Odmowa jest dopuszczalna tylko wtedy, gdy praca zdalna jest niemożliwa ze względu na rodzaj pracy albo brak warunków lokalowych lub technicznych – w takim przypadku odmowę trzeba uzasadnić na piśmie.

Jak zgodnie z przepisami kontrolować pracę zdalną pracownika? Kontrola pracy zdalnej obejmuje dwa obszary: bezpieczeństwo i higienę pracy (BHP) oraz przestrzeganie procedur ochrony danych osobowych. Termin kontroli ustal w porozumieniu z pracownikiem, przeprowadź ją w miejscu wykonywania pracy zdalnej, w godzinach pracy, bez naruszania prywatności pracownika i domowników. Jeśli kontrola wykaże uchybienia, możesz wyznaczyć termin na ich usunięcie albo cofnąć zgodę na pracę zdalną i zobowiązać pracownika do powrotu do dotychczasowego miejsca pracy.

Jakich prac nie można wykonywać w formie pracy zdalnej? Kodeks pracy wyklucza pracę zdalną w przypadku prac wykonywanych w warunkach szczególnie niebezpiecznych, powodujących przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych, związanych z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie oraz związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych, mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy, a także przy pracach pylących lub powodujących intensywne brudzenie. Sprawdź, czy stanowiska w Twojej firmie nie wchodzą w zakres tych wyłączeń, zanim dopuścisz pracę zdalną dla danej roli.

Jak krok po kroku wdrożyć pracę zdalną w firmie? Zacznij od ustalenia, czy w firmie działają związki zawodowe – jeśli tak, zawrzyj z nimi porozumienie określające zasady pracy zdalnej; jeśli nie – wprowadź regulamin pracy zdalnej. W regulaminie lub porozumieniu określ zasady dotyczące miejsca pracy, kontroli, pokrywania kosztów, ochrony danych i BHP, a następnie przygotuj wzory dokumentów: oświadczenie pracownika o warunkach lokalowych, wniosek o pracę zdalną i polecenie pracy zdalnej. Na koniec poinformuj pracowników o nowych zasadach i zbierz od nich wymagane oświadczenia.