Od 7 kwietnia 2023 r. praca zdalna jest uregulowana bezpośrednio w Kodeksie pracy. Nowe przepisy zastąpiły specustawę covidową i dotychczasowy rozdział o telepracy. Poniżej znajdziesz konkretne zasady: kto decyduje o pracy zdalnej, jak ją kontrolować, kiedy nie można jej stosować i co musisz wdrożyć w firmie.
Praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą – w tym pod adresem zamieszkania – w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Praca zdalna może być wykonywana w trzech trybach:
Pracodawca może polecić pracę zdalną wyłącznie w trzech sytuacjach:
Co musisz zapewnić przed wydaniem polecenia:
Pracownik może złożyć wniosek o pracę zdalną. Jako pracodawca masz obowiązek uwzględnić wniosek, jeśli złożył go pracownik, który:
Możesz odmówić tylko wtedy, gdy praca zdalna jest niemożliwa – np. ze względu na rodzaj pracy, brak warunków lokalowych lub technicznych. Odmowę uzasadnij na piśmie.
Pracownik może wnioskować o pracę zdalną okazjonalną – do 24 dni w roku kalendarzowym. Kontrola wykonywania pracy w tym trybie odbywa się na zasadach ustalonych bezpośrednio z pracownikiem.
Jako pracodawca masz prawo kontrolować pracę zdalną w dwóch obszarach:
Zasady kontroli określasz w porozumieniu ze związkami zawodowymi, regulaminie pracy zdalnej, poleceniu albo w indywidualnym porozumieniu z pracownikiem.
Jeśli kontrola wykaże nieprawidłowości, masz dwie opcje:
Nie każda praca może być wykonywana zdalnie. Kodeks pracy wyklucza pracę zdalną w przypadku pracy:
Szczegółowy opis procedury znajdziesz we wpisie: Jak wprowadzić regulamin pracy zdalnej w firmie.
Kiedy pracodawca może jednostronnie polecić pracę zdalną? Pracodawca może polecić pracę zdalną wyłącznie w trzech sytuacjach: w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, w stanie zagrożenia epidemicznego lub epidemii oraz gdy z powodu siły wyższej nie jest w stanie zapewnić bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu. Warunkiem wydania polecenia jest złożenie przez pracownika oświadczenia, że posiada odpowiednie warunki lokalowe i techniczne – jeśli ich nie ma, polecenia wydać nie można. Pracodawca może cofnąć polecenie pracy zdalnej z co najmniej 2-dniowym wyprzedzeniem.
Kiedy pracodawca musi uwzględnić wniosek pracownika o pracę zdalną? Pracodawca ma obowiązek uwzględnić wniosek o pracę zdalną, jeśli złożył go pracownik będący w ciąży, wychowujący dziecko do 4. roku życia lub sprawujący opiekę nad niepełnosprawnym członkiem rodziny. Odmowa jest dopuszczalna tylko wtedy, gdy praca zdalna jest niemożliwa ze względu na rodzaj pracy albo brak warunków lokalowych lub technicznych – w takim przypadku odmowę trzeba uzasadnić na piśmie.
Jak zgodnie z przepisami kontrolować pracę zdalną pracownika? Kontrola pracy zdalnej obejmuje dwa obszary: bezpieczeństwo i higienę pracy (BHP) oraz przestrzeganie procedur ochrony danych osobowych. Termin kontroli ustal w porozumieniu z pracownikiem, przeprowadź ją w miejscu wykonywania pracy zdalnej, w godzinach pracy, bez naruszania prywatności pracownika i domowników. Jeśli kontrola wykaże uchybienia, możesz wyznaczyć termin na ich usunięcie albo cofnąć zgodę na pracę zdalną i zobowiązać pracownika do powrotu do dotychczasowego miejsca pracy.
Jakich prac nie można wykonywać w formie pracy zdalnej? Kodeks pracy wyklucza pracę zdalną w przypadku prac wykonywanych w warunkach szczególnie niebezpiecznych, powodujących przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych, związanych z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie oraz związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych, mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy, a także przy pracach pylących lub powodujących intensywne brudzenie. Sprawdź, czy stanowiska w Twojej firmie nie wchodzą w zakres tych wyłączeń, zanim dopuścisz pracę zdalną dla danej roli.
Jak krok po kroku wdrożyć pracę zdalną w firmie? Zacznij od ustalenia, czy w firmie działają związki zawodowe – jeśli tak, zawrzyj z nimi porozumienie określające zasady pracy zdalnej; jeśli nie – wprowadź regulamin pracy zdalnej. W regulaminie lub porozumieniu określ zasady dotyczące miejsca pracy, kontroli, pokrywania kosztów, ochrony danych i BHP, a następnie przygotuj wzory dokumentów: oświadczenie pracownika o warunkach lokalowych, wniosek o pracę zdalną i polecenie pracy zdalnej. Na koniec poinformuj pracowników o nowych zasadach i zbierz od nich wymagane oświadczenia.
Telepraca przez lata funkcjonowała jako odrębna instytucja w Kodeksie pracy. Wiele osób utożsamia ją z pracą zdalną – to błąd, bo różnice między nimi są konkretne i mają realne konsekwencje dla Twojej firmy. Poniżej znajdziesz najważniejsze zasady, obowiązki i ryzyka związane z telepracą, a także porównanie z pracą zdalną.
Telepraca to forma świadczenia pracy poza siedzibą pracodawcy, możliwa dzięki środkom komunikacji elektronicznej. Z perspektywy pracownika oznacza wykonywanie obowiązków np. z domu – co ułatwia pracę osobom niepełnosprawnym, przewlekle chorym, łączącym pracę z nauką lub ograniczonym sytuacją rodzinną.
Kodeks pracy wskazuje trzy cechy, które muszą wystąpić łącznie, żeby mówić o telepracy:
Regularność pracy – świadczenie pracy w tej formie musi mieć charakter stały, nie doraźny.
Wykonywanie pracy poza zakładem pracy – pracownik nie pracuje w siedzibie pracodawcy.
Wykorzystywanie środków komunikacji elektronicznej – w szczególności do przekazywania wyników pracy pracodawcy.
Jeśli wdrażasz telepracę, po Twojej stronie powstaje szereg obowiązków:
Zapewnienie sprzętu – dostarczasz pracownikowi niezbędne narzędzia pracy.
Ubezpieczenie sprzętu – pokrywasz koszty ubezpieczenia, instalacji, serwisu, eksploatacji i konserwacji.
Ekwiwalent za prywatny sprzęt – jeśli ustalicie, że pracownik korzysta z własnego sprzętu, wypłacasz mu ekwiwalent pieniężny.
Masz prawo kontrolować wykonywanie pracy. Pamiętaj jednak – jeśli pracownik wykonuje telepracę w miejscu zamieszkania, musisz wcześniej uzyskać od niego pisemną zgodę na kontrolę w zakresie:
wykonywania pracy,
bezpieczeństwa i higieny pracy,
serwisu i naprawy udostępnionego sprzętu.
Umowa o telepracę musi zawierać wszystkie elementy wymagane dla standardowej umowy o pracę:
Rodzaj pracy
Miejsce wykonywania pracy
Wysokość wynagrodzenia
Wymiar czasu pracy
Termin rozpoczęcia pracy
Dodatkowo ustal w umowie:
sposób korzystania przez pracownika z komunikacji elektronicznej,
zasady przekazywania wyników pracy.
Masz trzy ścieżki wdrożenia – wybór zależy od momentu i struktury Twojej firmy.
Podpisujesz od razu umowę o telepracę z nowym pracownikiem.
Wprowadzasz zmianę aneksem do istniejącej umowy o pracę.
Jeśli w Twojej firmie stosowana jest telepraca, musisz to uregulować w przepisach wewnętrznych:
Działają związki zawodowe – ustalasz warunki telepracy w porozumieniu z nimi. Jeśli w ciągu 30 dni nie osiągniecie porozumienia, wprowadzasz regulamin telepracy samodzielnie (pod warunkiem, że wcześniej podjąłeś próbę zawarcia porozumienia).
Brak związków zawodowych – ustalasz regulamin po konsultacji z przedstawicielami pracowników wybranymi w sposób przyjęty w Twojej firmie.
Wniosek indywidualny – pracownik składa pisemny wniosek. W tym przypadku regulamin ani porozumienie nie są wymagane – warunki ustalasz w aneksie do umowy.
Każda ze stron – Ty lub pracownik – może złożyć wniosek o zaprzestanie pracy w formie telepracy. Zasady są następujące:
W ciągu 3 miesięcy od podjęcia telepracy – wniosek jest wiążący, nie wymaga uzasadnienia.
Po upływie 3 miesięcy – wniosek pracownika nie jest już dla Ciebie wiążący. Uwzględniasz go tylko wtedy, gdy masz taką możliwość.
Telepraca i praca zdalna to dwie odrębne instytucje prawne. Nie traktuj ich zamiennie – różnią się pod względem:
zakresu obowiązków pracodawcy,
sposobu wdrożenia,
zasad kontroli,
charakteru świadczenia pracy (telepraca wymaga regularności, praca zdalna może być okazjonalna).
Praca zdalna została trwale uregulowana w Kodeksie pracy i zastąpiła wcześniejsze rozwiązania tymczasowe. Przed wyborem formy zatrudnienia sprawdź aktualne przepisy i porównaj oba modele pod kątem potrzeb Twojej firmy.
Możliwość zatrudnienia osób niepełnosprawnych, chorych lub w trudnej sytuacji rodzinnej.
Dopasowanie systemu pracy do preferencji pracowników i elastyczny czas pracy.
Niższe koszty operacyjne (np. mniejsza powierzchnia biurowa).
Elastyczny czas pracy – wykonywanie obowiązków według własnego rytmu.
Większa produktywność i lepsza koncentracja.
Brak kosztów i czasu traconego na dojazdy.
Mniejsza kontrola nad bieżącym wykonywaniem obowiązków.
Obowiązek zakupu, naprawy i serwisowania sprzętu dla pracownika.
Ograniczona elastyczność przy przejściu z telepracy na pracę stacjonarną.
Brak stałego kontaktu z pracodawcą i zespołem.
Wyższe wymagania co do samodyscypliny i organizacji pracy.
Telepraca przez lata funkcjonowała jako odrębna instytucja w Kodeksie pracy. Po wprowadzeniu regulacji pracy zdalnej krajobraz prawny zmienił się zasadniczo. Zanim zdecydujesz, jaką formę pracy poza biurem wdrożyć:
Sprawdź aktualne przepisy Kodeksu pracy dotyczące zarówno telepracy, jak i pracy zdalnej.
Porównaj oba modele pod kątem obowiązków, kosztów i sposobu kontroli.
Przygotuj dokumentację – regulamin, porozumienie ze związkami lub aneks do umowy.
Ustal zasady korzystania ze sprzętu i przekazywania wyników pracy, zanim pracownik rozpocznie telepracę.
Czym telepraca różni się od pracy zdalnej w praktyce dla pracodawcy? Telepraca i praca zdalna to dwie odrębne instytucje prawne, które różnią się zakresem obowiązków pracodawcy, sposobem wdrożenia, zasadami kontroli oraz charakterem świadczenia pracy – telepraca wymaga regularności, a praca zdalna może być okazjonalna. Traktowanie ich zamiennie to błąd, który generuje ryzyko po stronie dokumentacji, kosztów i compliance. Zanim wybierzesz model pracy poza biurem, porównaj oba warianty pod kątem obowiązków, kosztów i sposobu kontroli, a następnie przygotuj odpowiednią dokumentację.
Jakie warunki muszą być spełnione, żeby można było mówić o telepracy? Kodeks pracy wymaga łącznego spełnienia trzech warunków: regularność pracy (charakter stały, nie doraźny), wykonywanie pracy poza zakładem pracy oraz wykorzystywanie środków komunikacji elektronicznej, w szczególności do przekazywania wyników pracy pracodawcy. Jeśli brakuje choćby jednego z tych elementów, nie masz do czynienia z telepracą w rozumieniu przepisów.
Jak wdrożyć telepracę w firmie i jakie dokumenty trzeba przygotować? Masz trzy ścieżki: podpisanie umowy o telepracę z nowym pracownikiem, wprowadzenie aneksu do istniejącej umowy o pracę albo uregulowanie telepracy w porozumieniu ze związkami zawodowymi lub w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników. Jeśli pracownik złoży indywidualny wniosek pisemny, regulamin ani porozumienie nie są wymagane – warunki ustalasz w aneksie do umowy. Oprócz tego w umowie lub aneksie ustal sposób korzystania z komunikacji elektronicznej i zasady przekazywania wyników pracy.
Jakie obowiązki ma pracodawca wobec telepracownika w zakresie sprzętu i kosztów? Pracodawca dostarcza telepracownikowi niezbędne narzędzia pracy i pokrywa koszty ubezpieczenia sprzętu, jego instalacji, serwisu, eksploatacji oraz konserwacji. Jeśli ustalisz z pracownikiem, że korzysta z własnego sprzętu, wypłacasz mu ekwiwalent pieniężny – zasady warto określić w umowie przed rozpoczęciem telepracy.
Czy pracodawca może kontrolować telepracownika pracującego z domu? Tak, pracodawca ma prawo kontrolować wykonywanie pracy przez telepracownika, ale jeśli praca odbywa się w miejscu zamieszkania pracownika, musisz wcześniej uzyskać od niego pisemną zgodę na kontrolę. Zgoda ta obejmuje trzy obszary: wykonywanie pracy, bezpieczeństwo i higienę pracy oraz serwis i naprawę udostępnionego sprzętu. Bez tej zgody kontrola w domu pracownika nie jest dopuszczalna – zadbaj o to na etapie podpisywania umowy lub aneksu.
