Nowelizacja Kodeksu pracy 2023 – co zmieniły przepisy i co musisz wdrożyć w firmie

Nowelizacja Kodeksu pracy obowiązuje od 7 kwietnia 2023 r. Wprowadziła zasady pracy zdalnej, kontrolę trzeźwości pracowników, nowe urlopy (opiekuńczy i z powodu siły wyższej), zmiany w umowach na okres próbny i czas określony oraz rozszerzone obowiązki informacyjne pracodawcy. Jeśli prowadzisz firmę i zatrudniasz pracowników – sprawdź, czy Twoje regulaminy i dokumenty zakładowe uwzględniają te regulacje.

Zakres nowelizacji – co się zmieniło

Nowelizacja objęła trzy główne obszary:

• Praca zdalna – nowa definicja, obowiązki pracodawcy, zasady kontroli
• Kontrola trzeźwości – warunki badania, przetwarzanie danych, sankcje
• Umowy i urlopy – zmienione zasady umów próbnych i na czas określony, dwa nowe rodzaje urlopów, elastyczny czas pracy, dodatkowe przerwy i rozszerzone obowiązki informacyjne

Praca zdalna – definicja i formy

Czym jest praca zdalna według Kodeksu pracy

Praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą – w tym pod adresem zamieszkania – w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Praca zdalna na polecenie pracodawcy

Pracodawca może polecić pracę zdalną wyłącznie w trzech przypadkach:

1. W okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego
2. W stanie zagrożenia epidemicznego lub epidemii
3. Gdy z powodu siły wyższej pracodawca nie może zapewnić bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu

Warunek: Pracownik musi złożyć oświadczenie o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych do pracy zdalnej – bezpośrednio przed wydaniem polecenia. Pracodawca może cofnąć polecenie z co najmniej 2-dniowym wyprzedzeniem.

Wniosek pracownika o pracę zdalną

Pracodawca musi uwzględnić wniosek o pracę zdalną, gdy składa go:

• pracownica w ciąży,
• pracownik wychowujący dziecko do 4. roku życia,
• rodzic dziecka niepełnosprawnego.

Okazjonalna praca zdalna

Na wniosek pracownika praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie – do 24 dni w roku kalendarzowym. Kontrolę wykonywania pracy w tym trybie ustalasz bezpośrednio z pracownikiem.

Obowiązki pracodawcy przy pracy zdalnej

Jeśli pracownik wykonuje pracę zdalną, musisz zapewnić:

• Materiały i narzędzia pracy – w tym urządzenia techniczne niezbędne do wykonywania pracy zdalnej
• Pokrycie kosztów – instalacji, serwisu, eksploatacji i konserwacji narzędzi pracy, energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych
• Pokrycie innych kosztów bezpośrednio związanych z pracą zdalną – jeśli zostały określone w porozumieniu lub poleceniu
• Szkolenia i pomoc techniczną niezbędną do wykonywania pracy

Alternatywa: Zamiast zapewniać narzędzia, możesz uzgodnić z pracownikiem korzystanie z jego własnych materiałów – wtedy wypłacasz ryczałt lub ekwiwalent.

Zasady wdrożenia i kontroli pracy zdalnej

Jak ustalić zasady pracy zdalnej w firmie

Kolejność jest następująca:

1. Porozumienie ze związkami zawodowymi – jeśli działają w Twojej firmie, negocjujesz zasady z nimi (masz na to 30 dni od przedstawienia projektu)
2. Porozumienie z organizacjami reprezentatywnymi – jeśli nie możesz uzgodnić porozumienia ze wszystkimi organizacjami, uzgadniasz je z tymi, które zrzeszają co najmniej 5% pracowników
3. Regulamin pracodawcy – jeśli porozumienie nie dojdzie do skutku, sam określasz zasady w regulaminie
4. Konsultacja z przedstawicielami pracowników – jeśli w firmie nie ma związków zawodowych, ustalasz regulamin po konsultacji z przedstawicielami pracowników (ich opinia nie jest wiążąca)

Kontrola pracy zdalnej

Pracodawca może przeprowadzić kontrolę w miejscu i czasie wykonywania pracy zdalnej. Kontrola obejmuje:

• bezpieczeństwo i higienę pracy,
• przestrzeganie procedur ochrony danych osobowych.

Ograniczenie: Kontrola nie może naruszać prywatności pracownika i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych zgodnie z ich przeznaczeniem.

Gdy stwierdzisz uchybienia – masz dwie opcje:

• zobowiązać pracownika do usunięcia uchybień w wyznaczonym terminie, albo
• cofnąć zgodę na pracę zdalną – pracownik wraca do dotychczasowego miejsca pracy w terminie, który określisz.

Kiedy praca zdalna nie jest możliwa

Nie możesz zlecić pracy zdalnej przy pracach:

• szczególnie niebezpiecznych,
• powodujących przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych dla pomieszczeń mieszkalnych,
• związanych z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie,
• związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych, mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy, a także przy pracach pylących lub powodujących intensywne brudzenie.

Kontrola trzeźwości pracowników

Kiedy możesz przeprowadzić kontrolę

Kontrola trzeźwości jest dopuszczalna wyłącznie wtedy, gdy jest niezbędna do ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób albo ochrony mienia. Dozwolone są tylko metody niewymagające badań laboratoryjnych.

Co musisz ustalić przed wdrożeniem kontroli

Następujące kwestie określ w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo w obwieszczeniu:

• które grupy pracowników podlegają kontroli,
• rodzaj urządzenia wykorzystywanego do badania,
• czas i częstotliwość przeprowadzania kontroli.

Procedura po pozytywnym wyniku badania

1. Nie dopuszczaj pracownika do pracy – gdy kontrola wykaże stan po użyciu alkoholu lub stan nietrzeźwości
2. Badanie przez policję – na żądanie pracownika lub pracodawcy policja może przeprowadzić badanie metodą nielaboratoryjną
3. Badanie krwi – policja zleca je, gdy badanie metodą nielaboratoryjną nie jest możliwe lub pracownik odmawia standardowego badania

Przetwarzanie danych z kontroli

Przechowujesz w aktach osobowych pracownika (przez 1 rok od dnia zebrania):

• datę, godzinę i minutę badania,
• wynik wskazujący na stan po użyciu alkoholu lub stan nietrzeźwości.

Warunek: Przetwarzasz te dane tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do ochrony życia, zdrowia lub mienia.

Kontrola na obecność innych substancji

Na tych samych zasadach możesz kontrolować pracownika na obecność środków działających podobnie do alkoholu. Wykaz substancji oraz warunki i metody badań określa rozporządzenie.

Sankcja: Za stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości, po użyciu alkoholu lub środka działającego podobnie – możesz zastosować karę pieniężną.

Umowa o pracę na okres próbny – nowe zasady

Okres próbny wynosi od 1 do 3 miesięcy. Jego długość zależy od planowanej umowy docelowej:

Ponowna umowa na okres próbny z tym samym pracownikiem

• Inny rodzaj pracy – możesz zawrzeć kolejną umowę próbną
• Ten sam rodzaj pracy – nie możesz zawrzeć kolejnej umowy próbnej; podpisujesz umowę na czas określony lub nieokreślony

Rozwiązanie umowy na czas określony

Jeśli wypowiadasz umowę na czas określony, musisz spełnić trzy wymagania:

1. Wskaż przyczynę wypowiedzenia – powód musi być konkretny i realny
2. Zawiadom organizację związkową – na piśmie, o planowanym wypowiedzeniu
3. Przygotuj się na odwołanie – pracownik może zaskarżyć wypowiedzenie z żądaniem przywrócenia do pracy

Nowe urlopy i elastyczny czas pracy

Urlop opiekuńczy

• Wymiar: 5 dni w roku
• Wynagrodzenie: niepłatny
• Termin wniosku: co najmniej 3 dni przed rozpoczęciem urlopu
• We wniosku wskaż: imię i nazwisko osoby wymagającej opieki, przyczynę opieki, stopień pokrewieństwa (lub adres zamieszkania – jeśli to osoba spoza rodziny)

Urlop z powodu siły wyższej

• Wymiar: 2 dni albo 16 godzin w roku kalendarzowym
• Wynagrodzenie: 50% wynagrodzenia (liczone jak wynagrodzenie urlopowe, ale zmienne składniki bierzesz z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie – nie z 3 miesięcy wstecz)
• Termin wniosku: najpóźniej w dniu korzystania ze zwolnienia
• Warunek: pilne sprawy rodzinne spowodowane chorobą lub wypadkiem, przy których niezbędna jest obecność pracownika

Zmiany w urlopie rodzicielskim

• Nowy wymiar: 41 tygodni (jedno dziecko) albo 43 tygodnie (poród mnogi)
• Indywidualna część: każdy rodzic ma prawo do 9 tygodni urlopu, których nie może przenieść na drugiego rodzica
• Skutek: jeśli z urlopu korzysta tylko jeden rodzic, wykorzysta maksymalnie 32 tygodnie (jedno dziecko) lub 34 tygodnie (poród mnogi)

Elastyczny czas pracy dla rodziców

Pracownik opiekujący się dzieckiem do 8. roku życia może złożyć wniosek o elastyczną organizację pracy – 14 dni przed planowanym rozpoczęciem. Wniosek składasz papierowo lub elektronicznie.

Formy elastycznej organizacji pracy:

• skrócony czas pracy,
• indywidualny czas pracy,
• weekendowy czas pracy,
• przerywany czas pracy.

Dodatkowe przerwy w pracy

Przerwy wliczane do czasu pracy zależą od dobowego wymiaru:

Rozszerzone obowiązki informacyjne pracodawcy

Nadal musisz informować pracownika na piśmie o warunkach zatrudnienia – ale zakres informacji się poszerzył.

Dodatkowo poinformuj pracownika o:

• przysługujących przerwach w pracy,
• dobowym i tygodniowym odpoczynku,
• dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy,
• zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych.

Forma i termin: Informację możesz przekazać elektronicznie – nie później niż 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy.

Co zrobić teraz – checklist dla pracodawcy

Nowelizacja obowiązuje od ponad trzech lat. Jeśli Twoja firma nie dostosowała jeszcze dokumentów zakładowych, uzupełnij braki:

1. Sprawdź regulamin pracy – czy uwzględnia przepisy o kontroli trzeźwości i nowych przerwach
2. Wdróż regulamin pracy zdalnej – lub zaktualizuj istniejący, tak aby odzwierciedlał wymagania Kodeksu pracy
3. Zaktualizuj wzory umów – okres próbny, wymóg podawania przyczyny wypowiedzenia umowy na czas określony
4. Rozszerz informację o warunkach zatrudnienia – o nowe elementy wymagane nowelizacją
5. Przygotuj procedurę urlopową – uwzględniającą urlop opiekuńczy i zwolnienie z powodu siły wyższej
6. Ustal zasady elastycznego czasu pracy – jeśli zatrudniasz rodziców dzieci do 8. roku życia

Jeśli masz wątpliwości dotyczące wdrożenia któregokolwiek z tych elementów – skonsultuj się ze specjalistą prawa pracy.

Najczęściej zadawane pytania

Kiedy pracodawca może polecić pracę zdalną i kiedy musi uwzględnić wniosek pracownika? Pracodawca może polecić pracę zdalną wyłącznie w trzech sytuacjach: w okresie stanu nadzwyczajnego, w stanie zagrożenia epidemicznego lub epidemii oraz gdy siła wyższa uniemożliwia zapewnienie bezpiecznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu – pod warunkiem, że pracownik złoży oświadczenie o posiadaniu odpowiednich warunków lokalowych i technicznych. Pracodawca musi uwzględnić wniosek o pracę zdalną, jeśli składa go pracownica w ciąży, pracownik wychowujący dziecko do 4. roku życia lub rodzic dziecka niepełnosprawnego – w tych przypadkach odmowa nie wchodzi w grę.

Co pracodawca musi zapewnić i sfinansować przy pracy zdalnej? Pracodawca ma obowiązek zapewnić materiały i narzędzia pracy (w tym urządzenia techniczne), pokryć koszty instalacji, serwisu, eksploatacji, energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych, a także zapewnić szkolenia i pomoc techniczną. Jeśli pracownik korzysta z własnego sprzętu, zamiast dostarczać narzędzia wypłacasz ryczałt lub ekwiwalent – to wymaga uzgodnienia z pracownikiem.

Jak legalnie wdrożyć w firmie kontrolę trzeźwości pracowników? Kontrola trzeźwości jest dopuszczalna wyłącznie wtedy, gdy jest niezbędna do ochrony życia, zdrowia pracowników lub innych osób albo ochrony mienia. Przed wdrożeniem określ w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo w obwieszczeniu trzy rzeczy: które grupy pracowników podlegają kontroli, rodzaj urządzenia do badania oraz czas i częstotliwość przeprowadzania kontroli. Przy pozytywnym wyniku nie dopuszczasz pracownika do pracy, a na żądanie jego lub Twoje – badanie może przeprowadzić policja.

Jakie są nowe zasady umowy o pracę na okres próbny po zmianach z 2023 roku? Długość okresu próbnego zależy od planowanej umowy docelowej: 1 miesiąc – gdy planujesz umowę na czas określony krótszą niż 6 miesięcy, 2 miesiące – od 6 do mniej niż 12 miesięcy, 3 miesiące – przy umowie na 12 miesięcy lub dłuższej. Ponowną umowę próbną z tym samym pracownikiem możesz zawrzeć tylko wtedy, gdy dotyczy innego rodzaju pracy – przy tym samym rodzaju pracy przechodzisz od razu na umowę na czas określony lub nieokreślony.

Jakie dokumenty i procedury trzeba zaktualizować w firmie po nowelizacji Kodeksu pracy z 2023 roku? Sprawdź i zaktualizuj sześć obszarów: regulamin pracy (kontrola trzeźwości, nowe przerwy), regulamin pracy zdalnej (lub wdróż nowy), wzory umów o pracę (okres próbny, przyczyna wypowiedzenia umowy na czas określony), informację o warunkach zatrudnienia (rozszerzoną o nowe elementy), procedurę urlopową (urlop opiekuńczy i zwolnienie z powodu siły wyższej) oraz zasady elastycznego czasu pracy dla rodziców dzieci do 8. roku życia. Nowelizacja obowiązuje od kwietnia 2023 r. – jeśli dokumenty nie zostały jeszcze dostosowane, uzupełnij braki jak najszybciej.