Ustawa o ochronie sygnalistów obowiązuje od 25 września 2024 r. Jeśli prowadzisz firmę, musisz wiedzieć, kto może być sygnalistą, co może zgłosić i dlaczego warto mieć wdrożoną procedurę zgłoszeń wewnętrznych. Poniżej znajdziesz konkretne odpowiedzi — bez zbędnej teorii.
Sygnalista to osoba, która identyfikuje i zgłasza nieprawidłowości, nadużycia lub zagrożenia w organizacji, z którą jest powiązana — najczęściej w miejscu pracy.
Mogą to być przypadki korupcji, nadużycia finansowe, naruszenia praw pracowniczych czy inne nielegalne działania, których taka osoba jest świadkiem.
Sygnalista działa „w dobrej wierze" — czyli nie kieruje się osobistymi korzyściami ani chęcią zemsty, lecz troską o dobro firmy lub interes publiczny.
Z perspektywy pracodawcy to wartościowy mechanizm. Dzięki zgłoszeniu pracownika możesz dowiedzieć się np. o regularnych kradzieżach wpływających na wynik spółki albo o mobbingu, który obniża morale zespołu.
Pani Anna, księgowa w dużej korporacji, odkrywa, że jeden z menedżerów regularnie manipuluje raportami finansowymi. Cel? Ukrycie opłacania zbędnych usług realizowanych przez firmę jego żony.
Pani Anna decyduje się zgłosić sprawę do odpowiedniego organu wyznaczonego w firmie. Ustawa zapewnia jej ochronę przed negatywnymi konsekwencjami — np. zwolnieniem czy nękaniem. Wie, że za swoje działanie nie zostanie ukarana ani szykanowana.
Dzięki zgłoszeniu sprawa zostaje zbadana, nieprawidłowości skorygowane, a sytuacja działu się poprawia — pracownicy dostają wyższe premie.
Wyobraź sobie dalszy ciąg historii pani Anny: w proceder jest zaangażowany także szef jej działu. Po usunięciu nieprawidłowości zaczyna się on mścić na Annie.
Bez ochrony prawnej Anna byłaby bezbronna. Dzięki ustawie:
Podstawowy cel ustawy: zapewnić bezpieczeństwo osobom, które zgłaszają nieprawidłowości. Bez takich gwarancji większość ludzi obawia się zwolnienia, szykanowania lub odwetu — i milczy.
Lista jest szeroka. Sygnalistą może być:
Sygnalistą może zostać praktycznie każdy, kto jest powiązany z firmą — jako pracownik, współpracownik, a nawet klient.
Takie szerokie uregulowanie działa na korzyść pracodawcy — dlatego warto umożliwić w firmie składanie zgłoszeń wewnętrznych.
Aby uzyskać status sygnalisty i korzystać z ochrony przewidzianej ustawą, trzeba spełnić trzy warunki:
Zawiadomienie może mieć formę ustną (np. na podany numer telefonu lub bezpośrednio do wyznaczonej osoby) albo formę pisemną (np. przez system do zgłaszania nieprawidłowości).
Ustawa przewiduje trzy kanały zgłoszeń:
Ważna zasada: sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez wcześniejszego zgłoszenia wewnętrznego. To kolejny argument za tym, żeby Twoja procedura wewnętrzna działała sprawnie — lepiej, by zgłoszenie trafiło najpierw do Ciebie.
Nie każde nieprawidłowe zachowanie podlega ochronie z ustawy. Sprawdź, jakie kategorie naruszeń obejmuje ustawa:
Oszustwo, pranie pieniędzy, korupcja, unikanie opodatkowania.
Nieprawidłowości dotyczące warunków pracy, dyskryminacja, mobbing, nieprzestrzeganie przepisów BHP.
Niebezpieczne produkty, naruszenia standardów bezpieczeństwa żywności, zagrożenia dla środowiska.
Nieprawidłowe przetwarzanie, ujawnianie lub zabezpieczanie danych osobowych.
Naruszenia procedur przetargowych, korupcja, nepotyzm, faworyzowanie firm, nieefektywne wykorzystanie środków publicznych.
Manipulacje rynkowe, nieuczciwe praktyki w oferowaniu produktów finansowych, nadużycia w doradztwie finansowym.
Podejrzenia ukrywania pochodzenia nielegalnych środków, finansowanie działalności terrorystycznej, braki we wdrożeniu procedury AML w firmie.
Nielegalne zrzuty ścieków, emisje powyżej norm, nieprawidłowe gospodarowanie odpadami, nielegalna wycinka lasów.
Wprowadzanie w błąd co do jakości lub bezpieczeństwa produktów, nieuczciwe warunki umów, ukrywanie wad produktu.
Sygnaliści ujawniają przypadki, które mogą mieć poważne konsekwencje — nie tylko dla osób zaangażowanych, ale dla całej firmy.
Co daje ochrona sygnalistów w praktyce:
Jeśli jeszcze nie wdrożyłeś procedury zgłoszeń wewnętrznych — zrób to teraz. Sprawdź, jak wdrożyć ustawę o sygnalistach oraz które firmy muszą wdrożyć tę ustawę.
Kto w praktyce może być sygnalistą w firmie? Sygnalistą może być praktycznie każdy, kto jest powiązany z firmą — nie tylko pracownik stały, tymczasowy, były czy kandydat do pracy, ale też współpracownik na umowie cywilnoprawnej lub kontrakcie B2B, członek zarządu, rady nadzorczej, akcjonariusz, wspólnik, praktykant, stażysta, wolontariusz, podwykonawca, dostawca, a nawet klient lub osoba postronna będąca świadkiem nieprawidłowości. Dla Ciebie jako pracodawcy to oznacza, że procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna być dostępna dla szerokiego kręgu osób — nie tylko dla zespołu na etacie.
Co trzeba zrobić, żeby dostać status sygnalisty i ochronę z ustawy? Trzeba spełnić trzy warunki jednocześnie: mieć uzasadnione przypuszczenie, że przekazywane informacje są prawdziwe, dokonać zgłoszenia naruszenia jednym z dostępnych kanałów lub ujawnić sprawę publicznie, oraz działać w dobrej wierze — czyli zgłaszać problem, a nie realizować osobisty interes czy zemstę. Celowe zgłoszenie nieprawdziwych informacji pozbawia ochrony i może być podstawą do dyscyplinarnego zwolnienia.
Jakie sprawy sygnalista może zgłosić zgodnie z ustawą? Ustawa obejmuje konkretne kategorie naruszeń: przestępstwa finansowe (oszustwo, korupcja, pranie pieniędzy), naruszenia praw pracowniczych (mobbing, dyskryminacja, BHP), zagrożenia dla zdrowia i bezpieczeństwa, naruszenia ochrony danych osobowych, nieprawidłowości w zamówieniach publicznych, nadużycia na rynkach finansowych, naruszenia przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, ochronę środowiska oraz ochronę konsumentów. Nie każde nieprawidłowe zachowanie w firmie podlega ochronie z ustawy — zgłoszenie musi dotyczyć naruszenia mieszczącego się w tym katalogu.
Jakie są kanały zgłoszeń sygnalistów i czy trzeba najpierw zgłosić sprawę wewnątrz firmy? Ustawa przewiduje trzy kanały: wewnętrzny (zgłoszenie do pracodawcy, np. przez wyznaczony system lub numer telefonu), zewnętrzny (zgłoszenie do organu publicznego, np. UOKiK lub prokuratury) oraz publiczny (ujawnienie informacji np. w prasie). Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez wcześniejszego zgłoszenia wewnętrznego — dlatego w Twoim interesie jest, żeby procedura wewnętrzna działała sprawnie i zachęcała do zgłaszania problemów najpierw do Ciebie.
Dlaczego wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych jest ważne dla firmy? Sprawna procedura wewnętrzna sprawia, że więcej osób ma odwagę zgłaszać nadużycia — dowiadujesz się o problemach, zanim przerodzą się w kryzysy, a nieprawidłowości wykryte wcześnie kosztują mniej niż te odkryte przez organy kontroli. Skoro sygnalista może zgłosić sprawę bezpośrednio do organu zewnętrznego z pominięciem firmy, brak wdrożonej procedury oznacza, że tracisz szansę na reakcję jako pierwszy i budujesz ryzyko zamiast kultury odpowiedzialności w organizacji.
