Ustawa o ochronie sygnalistów obowiązuje od 25 września 2024 r. Określa konkretne kategorie naruszeń, które pracownik może zgłosić w ramach ochrony prawnej. Poniżej znajdziesz katalog tych kategorii wraz z praktycznymi przykładami – po to, żebyś wiedział, z jakimi zgłoszeniami Twoja firma może się spotkać i na co się przygotować.
Przepisy ustawy nakładają obowiązek wdrożenia procedur zgłoszeń wewnętrznych. Jeśli tego nie zrobiłeś, narażasz firmę na:
Znajomość katalogu naruszeń pozwala Ci ocenić, które ryzyka dotyczą Twojej organizacji, i odpowiednio przygotować kanały zgłoszeniowe oraz procedury reakcji.
Więcej o samym wdrożeniu pisaliśmy tutaj.
Art. 3 ust. 1 Ustawy o ochronie sygnalistów stanowi:
Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:
Pracownik prywatnej placówki medycznej przyjmuje prezenty od firmy farmaceutycznej w zamian za wypisywanie pacjentom recept na ich produkty. Pacjenci nie dostają najlepszych leków, mogą im być przepisywane zbędne produkty. Placówce grozi ryzyko sporu z pacjentami i odpowiedzialność karna. Sygnalista może zgłosić takie praktyki, wskazując na okoliczność przyjmowania korzyści materialnych.
Dyrektor działu zatrudnia członka swojej rodziny na wysokie stanowisko, mimo że osoba ta nie spełnia wymogów i nie posiada odpowiednich kompetencji. W firmie dochodzi do obniżenia poziomu kompetencji pracowników. Sygnalista może zgłosić sytuację, powołując się na dokumenty rekrutacyjne oraz dowody o braku kwalifikacji zatrudnionej osoby, a w przypadku łapówki – również na okoliczności, które towarzyszyły jej przekazaniu.
Urzędnik państwowy otrzymuje od pracownika firmy budowlanej łapówkę w zamian za przyspieszenie procedur administracyjnych, np. wydania pozwolenia na budowę, mimo że dokumentacja jest niekompletna.
Kierownik zakupów w firmie otrzymuje od dostawcy sprzętu komputerowego wakacje na Malediwach w zamian za podpisanie umowy na długoterminowe dostawy. Szkoda firmy może polegać na przepłaceniu za sprzęt lub zakupie sprzętu gorszej jakości.
Pracownik zamawiającego fałszuje dokumentację przetargową, aby dany oferent wydawał się spełniać wszystkie kryteria, mimo że w rzeczywistości nie spełnia niektórych wymagań. Szkoda firmy może polegać na kupnie wadliwych produktów lub na przepłaceniu.
Osoba odpowiedzialna za opracowanie specyfikacji warunków zamówienia (SWZ – dokument określający wymagania wobec wykonawcy) za łapówkę dostosowuje wymogi pod jeden podmiot, eliminując w ten sposób konkurencję. Szkoda firmy to przede wszystkim przepłacenie za zamówiony sprzęt czy usługi.
Pracownik firmy lub urzędu gminy przekazuje jednej z firm startujących w przetargu informacje i szczegóły ofert konkurentów, umożliwiając jej złożenie najkorzystniejszej oferty. Szkoda – wybór firmy, która nie ma kompetencji do realizacji zamówienia.
Kilka firm budowlanych umawia się na składanie ofert na wyższe kwoty, tak aby zapewnić wygraną oferentowi oferującemu najniższą cenę, a następnie dzielą się zyskami z kontraktu.
Pracownik dużej firmy inwestycyjnej wykorzystuje poufne informacje o planowanej fuzji dwóch firm, aby dokonać zakupu akcji przed ogłoszeniem fuzji publicznie. Firma inwestycyjna może ponieść bardzo poważne szkody w przypadku ujawnienia takiej sytuacji. Sygnalista może zgłosić takie działania, dostarczając dowody na nieautoryzowany dostęp do poufnych informacji oraz transakcje na giełdzie.
Pracownicy firmy brokerskiej sztucznie podbijają ceny akcji poprzez składanie fikcyjnych zleceń kupna. Wprowadza to w błąd innych inwestorów, którzy masowo kupują akcje – to manipulowanie cenami na giełdzie.
Pracownicy firmy zobowiązanej stosować AML (przeciwdziałanie praniu pieniędzy – zbiór procedur i obowiązków raportowych) intencjonalnie ignorują i nie zgłaszają serii małych, ale regularnych przelewów z państw z tzw. listy państw wysokiego ryzyka, by nie zaniżać swoich wyników sprzedażowych. Konsekwencje grożące firmie za takie działania są bardzo poważne.
Pracownik firmy zobowiązanej do stosowania AML nie wdraża odpowiednich procedur AML lub jedynie udaje, że je wdraża, albo ich nie stosuje, co umożliwia pranie pieniędzy. Dzięki temu z łatwością osiąga wyznaczone mu KPI. Konsekwencje grożące firmie – bardzo poważne.
Dział w firmie produkującej np. batoniki fałszuje certyfikaty zgodności z normami lub nie przeprowadza testów, nie przestrzega przepisów dot. bezpieczeństwa – żeby wyrobić się z założonym terminem wprowadzenia produktu na rynek. Firma nie wiedząc o takiej praktyce ryzykuje poważne konsekwencje.
Pracownik odpowiedzialny za atestowanie produktów w firmie produkcyjnej uzyskuje nieprawdziwe atesty, by zmieścić się w założonym budżecie. Inny pracownik odkrywa ten fakt i zgłasza naruszenie.
Dział kontroli u np. producenta żywności pomija regularne i wymagane przez przepisy prawa kontrole jakości, czego skutkiem jest wprowadzenie na rynek produktów zanieczyszczonych lub sfermentowanych. Firma nie wiedząc o takiej praktyce ryzykuje poważne konsekwencje.
Pracownik stacji kontroli pojazdów, za wynagrodzeniem przekazanym przez pracownika odpowiedzialnego za flotę, fałszuje dokumenty przeglądów technicznych pojazdów, tak aby wydawały się spełniać wymagania techniczne. W rzeczywistości pojazdy są niesprawne. Firma ryzykuje spore koszty związane z awariami czy wypadkami swojej floty.
Pracownik firmy transportowej zauważa, że kierowcy znaleźli sposób na pracę ponad dozwolone limity czasu pracy, co pozwala im zarobić więcej. Sygnalista zgłasza naruszenie, a firma może uniknąć konsekwencji związanych z późniejszymi kontrolami.
Przedsiębiorstwo transportowe w celach oszczędnościowych rezygnuje z instalacji systemów bezpieczeństwa w pojazdach komunikacji miejskiej.
Pracownik przedsiębiorstwa produkującego środki chemiczne zauważa, że jego współpracownik składuje odpady chemiczne w sposób niezgodny z wytycznymi i przepisami, np. w miejscach do tego nieprzystosowanych. Zgłoszenie pozwala firmie uniknąć wielu konsekwencji.
Pracownik przedsiębiorstwa zajmującego się wycinką lasów odkrywa, że pracownicy prowadzą wycinkę drzew poza wyznaczonym obszarem, poprawiając w ten sposób swoje normy dzienne.
Fabryka produkująca toksyczne odpady utylizuje je z pomocą przedsiębiorstwa, które nielegalnie wyrzuca toksyczne odpady do rzeki lub składuje je w nieodpowiednim miejscu. Jeden z pracowników fabryki to odkrywa i zgłasza naruszenie.
Zakład przemysłowy emituje do powietrza zanieczyszczenia bez posiadania odpowiednich zezwoleń, co prowadzi do pogorszenia jakości powietrza i zagrożenia zdrowia publicznego.
Zakład przetwarzający odpady radioaktywne nie przestrzega protokołów bezpieczeństwa, co stwarza ryzyko skażenia radioaktywnego.
Osoba odpowiedzialna za bezpieczeństwo w elektrowni ukrywa fakt wycieku materiałów radioaktywnych, narażając pracowników elektrowni oraz okolicznych mieszkańców na niebezpieczeństwo.
W celu poprawienia wyników sprzedażowych pracownicy producenta żywności dodają do wyrobów niedozwolone substancje i „ulepszacze" smaku, narażając konsumentów na problemy zdrowotne.
Pracownicy sklepu spożywczego nagminnie zmieniają daty ważności na opakowaniach produktów, aby osiągnąć wyższą sprzedaż. Dzięki zgłoszeniu sygnalisty firma może uniknąć odpowiedzialności za sprzedaż przeterminowanych produktów.
Pracownicy restauracji przechowują surowe mięso i warzywa w niewłaściwych temperaturach, co prowadzi do ich psucia. Firma ponosi przez to niepotrzebne straty.
Dział odpowiedzialny za bezpieczeństwo żywności w firmie produkującej orzeszki ziemne nie umieszcza na opakowaniach informacji o możliwości wystąpienia reakcji alergicznych. Sygnalista zawiadamia o tym zarząd firmy, dzięki czemu ta unika konsekwencji w przyszłości.
Pracownicy firmy hodowlanej niehumanitarnie traktują zwierzęta, o czym zarząd firmy nie wie.
Pracownicy laboratorium, w celu uniknięcia dodatkowej pracy, przeprowadzają eksperymenty na zwierzętach bez wymaganych zezwoleń. Pracownik laboratorium to odkrywa i zgłasza naruszenie do zarządu.
Hodowca bydła fałszuje dokumenty zdrowotne swoich zwierząt, aby uniknąć kosztów leczenia.
Pracownicy firmy transportowej przewożą zwierzęta w przepełnionych i nieodpowiednio wentylowanych pojazdach, co może prowadzić do ich cierpienia, a nawet śmierci. Sygnalista informuje zarządzających firmą, dzięki czemu firma może uniknąć konsekwencji w przyszłości.
Jeden z oddziałów firmy hodowlanej stosuje sterydy, aby przyspieszyć wzrost zwierząt, mimo że są one zakazane. Firma jest narażona na poważne konsekwencje prawne, ale dzięki działaniu sygnalisty udaje się zapobiec dalszym naruszeniom.
Personel medyczny fałszuje dokumentację pacjentów, aby ukryć błędy medyczne. Sygnalista to zauważa i zgłasza dyrektorowi szpitala.
Lokalne władze nie przeprowadzają regularnych inspekcji sanitarnych w miejscach publicznych, co może prowadzić do rozprzestrzeniania się chorób zakaźnych.
Lekarz przepisuje pacjentom leki bez odpowiednich wskazań medycznych lub przepisuje niewłaściwe, zazwyczaj większe dawki. W zamian otrzymuje od pacjenta łapówkę.
Szpital nie zgłasza przypadków wykrycia groźnych chorób zakaźnych do odpowiednich służb sanitarnych, co prowadzi do rozprzestrzeniania się choroby.
Przedstawiciel firmy ubezpieczeniowej celowo ukrywa warunki polis ubezpieczeniowych, wprowadzając klientów w błąd. Sygnalista może zgłosić takie działania, dostarczając dowody na ukrywanie informacji. Dzięki temu firma unika przyszłych problemów z niezadowolonymi klientami.
Doradca inwestycyjny zaleca klientom inwestycje w produkty finansowe, które są dla nich nieodpowiednie, kierując się prowizjami, a nie interesem klienta. Sygnalista może zgłosić takie praktyki, przedstawiając dowody na nieodpowiednie rekomendacje inwestycyjne. Dzięki temu firma inwestycyjna może uniknąć problemów w przyszłości.
Pracownicy sklepu internetowego celowo zmieniają oznaczenia sprzedawanych ubrań na luksusowe, wykonane z wysokiej jakości materiałów, mimo że faktycznie są wykonane z tanich tkanin. Dodatkowo oznaczają je jako markowe. Sygnalista odkrywa to i zgłasza naruszenie – firma może uniknąć problemów związanych z reklamacjami.
Pracownik nieprawidłowo przechowuje lub udostępnia poufne dane firmy lub klientów osobom nieuprawnionym. Dodatkowo wykorzystuje firmowy sprzęt, oprogramowanie lub informacje do celów prywatnych bez zgody pracodawcy. Sygnalista może zgłosić pracodawcy, że jego współpracownik narusza przepisy dotyczące ochrony danych.
Pracownik firmy e-commerce zauważa, że np. dział sprzedaży nie stosuje odpowiednich środków zabezpieczających dane osobowe klientów, co prowadzi do ich wycieku danych osobowych. Sygnalista zgłasza naruszenie przełożonemu, dzięki czemu udaje się zapobiec większemu naruszeniu danych osobowych.
Manager firmy marketingowej sprzedaje dane osobowe klientów firmy innym firmom bez ich wiedzy i zgody. Firmie grożą przez to surowe konsekwencje prawne.
Dział HR w firmie zbiera dane biometryczne pracowników bez odpowiedniej podstawy prawnej i bez ich zgody. Jeden z pracowników się orientuje i zgłasza naruszenie, dzięki czemu firma unika problemów z ochroną danych osobowych.
Pracownicy firmy technologicznej nie informują przełożonego o wycieku danych osobowych, mimo że koniecznie powinni to zrobić. Pracownik to odkrywa i zgłasza naruszenie do przełożonych, dzięki czemu udaje się szybciej zapobiec skutkom wycieku.
Pracownicy firmy nie przestrzegają wewnętrznych procedur dotyczących bezpieczeństwa IT, co prowadzi do licznych naruszeń bezpieczeństwa danych. Firma ryzykuje konsekwencje prawne za naruszenie danych osobowych.
Pracownik działu IT udziela nieautoryzowanego dostępu do systemów informatycznych firmy osobom z zewnątrz. Inny pracownik się o tym dowiaduje i zgłasza naruszenie przełożonemu.
Dyrektor finansowy przedsiębiorstwa ukrywa część dochodów poprzez nieujawnienie ich w deklaracjach podatkowych, zmniejszając zobowiązania podatkowe i poprawiając wynik firmy (np. w celu uzyskania większej premii). Księgowa to zauważa i zgłasza naruszenie do zarządu, dzięki czemu udaje się zapobiec problemom z urzędem skarbowym.
Pracownik firmy otrzymującej dotację na rozwój innowacji wykorzystuje te środki na cele niezwiązane z projektem i ukrywa ten fakt w dokumentacji finansowej. Naraża przez to firmę na obowiązek zwrotu całości dotacji.
Przedsiębiorstwo budowlane fałszuje dokumenty kosztowe, aby uzyskać większe dofinansowanie z funduszy unijnych. Sygnalista, który weryfikuje kosztorys, odkrywa to i zgłasza naruszenie.
Dział sprzedaży dużej korporacji stosuje drapieżne ceny – sprzedaje produkty poniżej kosztów produkcji, aby wyeliminować mniejszych konkurentów z rynku. To nieuczciwa praktyka rynkowa, za którą firmie grożą bardzo wysokie kary finansowe.
Władze lokalne przyznają dotacje publiczne wybranej, zaprzyjaźnionej firmie bez przeprowadzenia wymaganej procedury oceny. W zamian za łapówkę faworyzują tę firmę w stosunku do innych przedsiębiorstw. Sygnalista, jeżeli to odkryje, może zgłosić naruszenie zasad udzielania pomocy publicznej.
Dział HR firmy celowo nie zatrudnia kobiet oraz osób o określonym pochodzeniu czy orientacji seksualnej – firma jest narażona na zarzut dyskryminacji pracowników.
Pracodawca monitoruje prywatne rozmowy telefoniczne pracowników bez ich zgody. Jeden z pracowników, który się o tym dowiaduje, dokonuje zgłoszenia.
Dział BHP nie zapewnia pracownikom odpowiednich środków ochrony, co naraża ich na wypadki przy pracy. Zarząd o tym nie wie, będąc przekonanym, że wszystko działa bez zarzutu.
Pracodawca stosuje praktyki mające na celu utrudnianie zrzeszania się pracowników w ramach tworzenia związku zawodowego.
Katalog naruszeń jest szeroki – od korupcji, przez ochronę danych, aż po prawa człowieka. Każda z tych kategorii może dotyczyć Twojej organizacji, nawet jeśli na pierwszy rzut oka wydaje się odległa.
Działania sygnalistów mogą uchronić Twoją firmę przed konsekwencjami prawnymi i finansowymi – pod warunkiem, że dasz im narzędzia do zgłaszania i jasne zasady postępowania.
Jeśli potrzebujesz wsparcia we wdrożeniu procedur, napisz do nas i umów się na rozmowę o Programie Obsługi Sygnalistów naszej Kancelarii.
Jakie naruszenia prawa może zgłosić sygnalista według ustawy o ochronie sygnalistów?
Ustawa o ochronie sygnalistów (art. 3 ust. 1) wymienia 17 kategorii naruszeń prawa, które mogą być przedmiotem zgłoszenia. Obejmują one m.in. korupcję, zamówienia publiczne, bezpieczeństwo produktów, ochronę środowiska, ochronę danych osobowych, bezpieczeństwo sieci i systemów teleinformatycznych, ochronę konsumentów, zdrowie publiczne, interesy finansowe Skarbu Państwa i UE, zasady konkurencji oraz konstytucyjne wolności i prawa człowieka i obywatela.
Czy sygnalista może zgłosić naruszenia związane z RODO i bezpieczeństwem IT?
Tak – ustawa wprost obejmuje dwie odrębne kategorie: ochronę prywatności i danych osobowych oraz bezpieczeństwo sieci i systemów teleinformatycznych. W praktyce oznacza to możliwość zgłoszenia np. wycieku danych klientów, sprzedaży danych osobowych bez zgody, zbierania danych biometrycznych bez podstawy prawnej, a także udzielania nieautoryzowanego dostępu do systemów IT czy nieprzestrzegania wewnętrznych procedur bezpieczeństwa IT.
Jakie przykłady zgłoszeń sygnalistów mogą pojawić się w firmie poza klasyczną korupcją?
Zakres zgłoszeń jest bardzo szeroki i wykracza daleko poza łapówki. Sygnalista może zgłosić np. fałszowanie certyfikatów zgodności produktów, ukrywanie dochodów w deklaracjach podatkowych, niestosowanie procedur AML, wyciek danych osobowych klientów, celowe wprowadzanie konsumentów w błąd co do jakości produktów, dyskryminację w zatrudnieniu czy monitorowanie prywatnych rozmów pracowników bez ich zgody.
Co grozi firmie, jeśli nie wdroży procedury zgłoszeń wewnętrznych dla sygnalistów?
Brak wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych naraża firmę na grzywnę, straty finansowe wynikające z niewykrytych naruszeń oraz utratę reputacji i zaufania klientów. Obowiązek wdrożenia obowiązuje od 25 września 2024 r., więc jeśli procedura nie została jeszcze uruchomiona, ryzyko rośnie z każdym dniem zwłoki.
Co firma powinna zrobić, żeby przygotować się na zgłoszenia sygnalistów?
Zacznij od przeglądu katalogu 17 kategorii naruszeń z art. 3 ustawy i oceń, które z nich dotyczą Twojej branży i działalności. Następnie wdróż procedurę zgłoszeń wewnętrznych, przygotuj anonimowe i dostępne kanały zgłoszeniowe, przeszkol pracowników (co mogą zgłosić, jak to zrobić, że są chronieni przed odwetem) i wyznacz osobę odpowiedzialną za przyjmowanie oraz obsługę zgłoszeń.
