Ustawa o ochronie sygnalistów – kto musi ją wdrożyć i co z tego wynika dla Twojej firmy
Od 25 września 2024 roku obowiązuje ustawa o ochronie sygnalistów. Jeśli na rzecz Twojej firmy pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób – masz obowiązek wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych przygotowaną pod specyfikę Twojej działalności. Dla firm z sektora finansowego, transportowego i ochrony środowiska próg zatrudnienia nie obowiązuje. Poniżej znajdziesz konkretne zasady, wykaz branż objętych ustawą i informację, co zrobić, żeby spełnić wymagania.
Kto musi wdrożyć ustawę o ochronie sygnalistów?
Ustawa weszła w życie 25 września 2024 roku. Obowiązek wdrożenia dotyczy około 30 tys. podmiotów prywatnych i 12 tys. podmiotów publicznych.
Główna zasada: próg 50 osób
Obowiązek dotyczy podmiotów, na rzecz których – według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku – pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób.
Sprawdź stan zatrudnienia na te daty. Jeśli próg jest osiągnięty – wdrożenie procedury jest Twoim obowiązkiem. Jeśli nie – monitoruj stan zatrudnienia co pół roku.
„Firma" w dalszej części oznacza przedsiębiorstwo lub inny podmiot prawny.
Branże objęte obowiązkiem (przy spełnieniu progu 50 osób)
Poniższa lista obejmuje przykładowe typy podmiotów zobowiązanych do wdrożenia ustawy.
Produkcja i przemysł
- Przedsiębiorstwa produkcyjne (fabryki, zakłady przemysłowe)
- Przedsiębiorstwa chemiczne
- Firmy farmaceutyczne
- Firmy kosmetyczne, odzieżowe, meblarskie
- Firmy produkcji sprzętu elektronicznego
- Producenci żywności i napojów
- Producenci opakowań, zabawek, instrumentów muzycznych
- Przedsiębiorstwa zajmujące się wydobyciem surowców
- Przedsiębiorstwa zajmujące się drukiem i poligrafią
Finanse i ubezpieczenia
- Banki, instytucje kredytowe i płatnicze
- Firmy leasingowe, faktoringowe, pożyczkowe
- Fundusze inwestycyjne i emerytalne
- Towarzystwa ubezpieczeniowe
- Domy maklerskie
- Firmy doradztwa finansowego
- Firmy zarządzające aktywami
- Kantory wymiany walut
- Biura rachunkowe
- Operatorzy systemów płatności
- Firmy windykacyjne
- Przedsiębiorstwa zajmujące się analizą ryzyka
Transport i logistyka
- Firmy transportowe, spedycyjne, logistyczne, kurierskie i pocztowe
- Firmy transportu lotniczego, morskiego i kolejowego
- Operatorzy terminali lotniczych i portów morskich
- Firmy odpowiedzialne za utrzymanie dróg i autostrad
IT, technologia i telekomunikacja
- Firmy IT i technologiczne
- Firmy telekomunikacyjne
- Firmy zajmujące się cyberbezpieczeństwem
- Firmy zajmujące się produkcją i dystrybucją oprogramowania
- Firmy zajmujące się outsourcingiem IT
- Firmy projektujące strony internetowe
- Platformy e-commerce
- Firmy produkujące gry komputerowe
Budownictwo i nieruchomości
- Firmy budowlane
- Firmy deweloperskie
- Agencje nieruchomości
- Firmy architektoniczne i inżynieryjne
- Firmy zajmujące się projektowaniem wnętrz
- Firmy zajmujące się aranżacją ogrodów i terenów zielonych
Handel i usługi
- Sieci handlowe (supermarkety, sieci sklepów detalicznych)
- Firmy zajmujące się handlem hurtowym, detalicznym i międzynarodowym
- Hotele, hostele, motele
- Biura podróży
- Firmy cateringowe
- Firmy eventowe
- Firmy sprzątające
- Firmy ochroniarskie
- Siłownie, centra fitness
- Salony fryzjerskie (powyżej 50 osób)
- Schroniska dla zwierząt, lecznice weterynaryjne
Energia i ochrona środowiska
- Przedsiębiorstwa energetyczne
- Przedsiębiorstwa wodociągowe i kanalizacyjne
- Firmy zajmujące się recyklingiem i gospodarką odpadami
- Firmy zajmujące się odnawialnymi źródłami energii
- Firmy z branży biotechnologicznej
Zdrowie i nauka
- Prywatne kliniki i szpitale
- Centra rehabilitacyjne i fizjoterapeutyczne
- Apteki i hurtownie farmaceutyczne
- Dostawcy sprzętu medycznego
- Laboratoria badawcze
- Podmioty zajmujące się badaniami klinicznymi
- Firmy zajmujące się badaniami naukowymi i rozwojem
Edukacja i szkolenia
- Uniwersytety i uczelnie wyższe
- Prywatne uczelnie, szkoły, szkoły językowe
- Firmy szkoleniowe
- Firmy zajmujące się rozwojem pracowników
Doradztwo i usługi profesjonalne
- Firmy consultingowe
- Firmy marketingowe i reklamowe
- Firmy świadczące usługi HR i rekrutacyjne
- Firmy świadczące usługi prawne (kancelarie prawne)
- Firmy zajmujące się doradztwem podatkowym, strategicznym, logistycznym, personalnym
- Firmy oferujące usługi z zakresu RODO i compliance
- Firmy zajmujące się badaniem rynku i opinii publicznej
- Firmy tłumaczeniowe, projektowania graficznego, fotografii komercyjnej
- Firmy zarządzania projektami
- Biura detektywistyczne
- Firmy doradcze w zakresie BHP
- Firmy zajmujące się serwisem i naprawą urządzeń technicznych
- Call center i usługi wsparcia technicznego
Media, kultura i rozrywka
- Firmy medialne (telewizje, radio, portale internetowe)
- Firmy wydawnicze
- Przedsiębiorstwa z branży rozrywkowej (kino, teatr)
- Firmy zajmujące się dystrybucją filmów i muzyki
- Muzea, galerie sztuki
- Firmy zajmujące się konserwacją zabytków
Rolnictwo i środowisko naturalne
- Duże gospodarstwa rolne
- Firmy zajmujące się rybołówstwem i akwakulturą
- Firmy zajmujące się leśnictwem
- Organizacje zajmujące się ochroną praw zwierząt
Pozostałe
- Firmy motoryzacyjne i warsztaty naprawcze (powyżej 50 osób)
- Firmy jubilerskie
- Firmy zajmujące się produkcją i sprzedażą sprzętu sportowego
- Firmy zajmujące się transportem materiałów radioaktywnych
- Firmy zajmujące się międzynarodowym pośrednictwem handlowym
- Firmy zarządzające parkami technologicznymi
- Firmy zajmujące się projektowaniem mody
Podmioty zwolnione z progu 50 osób – obowiązek niezależnie od liczby zatrudnionych
Próg 50 osób nie obowiązuje podmiotów działających w zakresie objętym Dyrektywą AML i powiązanymi regulacjami. Jeśli Twoja firma działa w jednym z poniższych obszarów – wdrożenie jest wymagane bez względu na wielkość zatrudnienia.
Usługi finansowe i przeciwdziałanie praniu pieniędzy
- Instytucje finansowe – banki, instytucje kredytowe, instytucje płatnicze, podmioty pośrednictwa kredytowego
- Inne podmioty finansowe – towarzystwa ubezpieczeniowe, fundusze emerytalne, podmioty zarządzające aktywami i funduszami inwestycyjnymi, dostawcy portfeli depozytowych, podmioty świadczące usługi w zakresie kryptowalut
- Zawody regulowane – notariusze, adwokaci i radcowie prawni (gdy uczestniczą w transakcjach dotyczących nieruchomości, zarządzania budżetem klienta, zakładania spółek, trustów, fundacji), biegli rewidenci, księgowi, doradcy podatkowi
- Agenci nieruchomości
- Przedsiębiorcy przyjmujący lub dokonujący płatności gotówkowych o wartości co najmniej 10 000 EUR
- Dostawcy usług hazardowych – kasyna stacjonarne i online, inne podmioty hazardowe
- Osoby prowadzące handel dziełami sztuki lub przechowujące je, jeżeli wartość transakcji wynosi co najmniej 10 000 EUR
Bezpieczeństwo transportu
- Firmy transportowe i przewoźnicy
- Zarządcy infrastruktury drogowej, kolejowej, portów lotniczych i morskich
- Dostawcy systemów zabezpieczeń transportowych
- Podmioty kontroli ruchu lotniczego
- Podmioty zajmujące się audytami bezpieczeństwa transportu
- Agencje lotnicze
- Operatorzy autostrad i dróg ekspresowych
- Linie lotnicze
Ochrona środowiska
- Zakłady przetwórstwa odpadów
- Przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjne
- Elektrownie i zakłady energetyczne
- Podmioty zajmujące się recyklingiem
- Przedsiębiorstwa chemiczne
- Zakłady przemysłowe z dużym oddziaływaniem na środowisko (np. zakłady metalurgiczne)
- Podmioty zarządzające parkami i rezerwatami przyrody
- Podmioty monitorujące emisję gazów cieplarnianych
- Podmioty zajmujące się odnawialnymi źródłami energii
- Przedsiębiorstwa gospodarki odpadów
- Firmy zajmujące się analizą jakości wody pitnej
- Firmy zarządzające wysypiskami i składowiskami
- Firmy zajmujące się utylizacją odpadów medycznych
- Podmioty zajmujące się adaptacją do zmian klimatu i ich monitorowaniem
- Organizacje pozarządowe działające na rzecz ochrony środowiska
- Podmioty monitorujące jakość powietrza
- Firmy zajmujące się analizą i zarządzaniem ryzykiem środowiskowym
- Podmioty odpowiedzialne za ochronę bioróżnorodności
Kto nie musi wdrażać ustawy?
Przepisy nie dotyczą małych podmiotów zatrudniających poniżej 50 osób, które nie działają w branżach wymienionych powyżej (finanse, transport, ochrona środowiska). Przykłady:
- Małe sklepy spożywcze
- Małe salony fryzjerskie i kosmetyczne
- Warsztaty samochodowe
- Niewielkie kawiarnie i restauracje
- Lokalne stowarzyszenia kulturalne i sportowe
- Małe firmy rodzinne
Co zyskujesz dzięki wdrożeniu – i co ryzykujesz bez niego
Brak wdrożenia procedury to ryzyko sankcji prawnych, w tym finansowych i karnych. Wdrożenie eliminuje to ryzyko i daje dodatkowy efekt – pracownicy wiedzą, że mogą zgłaszać nieprawidłowości (także anonimowo) bez obawy o represje. To przekłada się na wcześniejsze wykrywanie problemów i mniejsze koszty ich naprawy.
Co zrobić – Program Obsługi Sygnalistów
Jeśli Twoja firma jest objęta obowiązkiem, potrzebujesz czterech rzeczy:
- Dokumentacja – procedura zgłoszeń wewnętrznych przygotowana pod specyfikę Twojej firmy, z uwzględnieniem jej charakteru i zwyczajów
- Kanał zgłoszeniowy – narzędzie online dostępne dla pracowników i kontrahentów, umożliwiające sygnalizowanie nieprawidłowości
- Obsługa zgłoszeń – dział prawny, który przeprowadzi postępowanie wyjaśniające i doradzi dalsze kroki
- Szkolenia – materiały wideo z instrukcjami i wyjaśnieniami zarówno dla pracodawcy, jak i pracowników
Wszystkie te elementy zapewnia Program Obsługi Sygnalistów naszej Kancelarii. Dzięki niemu spełnisz obowiązki wynikające z ustawy, a zgłoszeniami zajmą się specjaliści – w ramach prostych narzędzi i procesów, które pozwalają utrzymać niskie koszty obsługi.
WYKUP DOSTĘP DO CAŁEGO SZKOLENIA
Często zadawane pytania
Czy moja firma musi wdrożyć ustawę o ochronie sygnalistów, jeśli współpracuje z co najmniej 50 osobami?
Tak – jeśli na rzecz Twojej firmy pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób, masz obowiązek wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych. Ustawa obowiązuje od 25 września 2024 roku i dotyczy około 30 tys. podmiotów prywatnych oraz 12 tys. podmiotów publicznych. Jeśli działasz w sektorze finansowym, transportowym lub ochrony środowiska – obowiązek wdrożenia dotyczy Cię niezależnie od liczby współpracowników.
Jak liczyć próg 50 osób przy ustawie o sygnalistach i na jaki dzień trzeba to sprawdzić?
Sprawdź liczbę osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz Twojej firmy według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku. Jeśli na którąkolwiek z tych dat próg 50 osób jest osiągnięty – wdrożenie procedury jest Twoim obowiązkiem. Jeśli próg nie został osiągnięty – monitoruj stan zatrudnienia co pół roku.
Czy są branże, które muszą wdrożyć procedurę dla sygnalistów nawet bez 50 osób?
Tak – próg 50 osób nie obowiązuje podmiotów działających w trzech obszarach: usługi finansowe i przeciwdziałanie praniu pieniędzy (banki, instytucje płatnicze, towarzystwa ubezpieczeniowe, dostawcy usług hazardowych, podmioty świadczące usługi w zakresie kryptowalut, a także notariusze, biegli rewidenci czy doradcy podatkowi), bezpieczeństwo transportu (przewoźnicy, zarządcy infrastruktury, linie lotnicze) oraz ochrona środowiska (zakłady przetwórstwa odpadów, elektrownie, przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjne). Jeśli Twoja firma działa w którymkolwiek z tych sektorów – wdrożenie jest wymagane bez względu na wielkość zatrudnienia.
Co grozi firmie, jeśli nie wdroży procedury zgłoszeń wewnętrznych?
Brak wdrożenia procedury oznacza ryzyko sankcji prawnych – zarówno finansowych, jak i karnych. Poza konsekwencjami formalnymi tracisz też możliwość wcześniejszego wykrywania nieprawidłowości w organizacji, co przekłada się na wyższe koszty naprawy problemów, gdy wyjdą na jaw w inny sposób.
Co konkretnie trzeba wdrożyć w firmie, żeby spełnić wymogi ustawy o ochronie sygnalistów?
Potrzebujesz czterech elementów: dokumentacji, czyli procedury zgłoszeń wewnętrznych przygotowanej pod specyfikę Twojej firmy; kanału zgłoszeniowego w formie narzędzia online dostępnego dla pracowników i kontrahentów; obsługi zgłoszeń zapewnianej przez dział prawny, który przeprowadzi postępowanie wyjaśniające; oraz szkoleń z materiałami wideo dla pracodawcy i pracowników. Każdy z tych elementów jest niezbędny do spełnienia wymogów ustawy.
