Przepisy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (AML) obowiązują w Polsce od 2018 roku, a od 31 października 2021 r. obejmują znacznie szerszy katalog firm. Jeśli prowadzisz biuro rachunkowe, kantor, pośredniczysz w obrocie nieruchomościami lub przyjmujesz płatności gotówkowe powyżej 10 000 euro – masz konkretne obowiązki do spełnienia. Poniżej znajdziesz informacje o tym, kogo dotyczą przepisy AML, co trzeba wdrożyć i jakie grożą sankcje za brak działania.
AML to skrót od „Anti Money Laundering" – przeciwdziałanie praniu pieniędzy. Polskie przepisy zostały dostosowane do europejskiej dyrektywy AML, żeby skuteczniej blokować legalizację pieniędzy pochodzących z przestępstw.
W praktyce oznacza to dwie rzeczy:
Nowe obowiązki – firmy muszą identyfikować klientów, prowadzić dokumentację i szkolić pracowników.
Szersza lista podmiotów zobowiązanych – od 2021 r. przepisy obejmują więcej branż niż wcześniej.
Idea jest prosta: im trudniej zalegalizować „brudne" pieniądze, tym mniej chętnych do zarabiania ich nielegalnie.
Ustawa z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu określa katalog tzw. instytucji obowiązanych – firm, które muszą wdrożyć AML.
Przedsiębiorcy przyjmujący lub dokonujący płatności za towary w gotówce o wartości równej lub przekraczającej 10 000 euro (jedna operacja lub kilka powiązanych operacji)
Krajowe instytucje płatnicze, małe instytucje płatnicze oraz biura usług płatniczych
Przedsiębiorcy prowadzący działalność kantorową
Kantory kryptowalut
Księgowi i podmioty świadczące usługi doradztwa oraz obsługi podatkowej – dotyczy to także jednoosobowych biur rachunkowych
Galerie sztuki i domy aukcyjne
Pośrednicy w obrocie nieruchomościami – z wyłączeniem pośrednictwa przy umowach najmu lub dzierżawy z czynszem poniżej 10 000 euro miesięcznie
Te branże zostały uznane za szczególnie narażone na wykorzystanie w procesie prania pieniędzy.
Przepisy nakładają na instytucje obowiązane cztery główne obowiązki:
Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej – członek kadry kierowniczej wyższego szczebla odpowiada za wdrażanie i wykonywanie obowiązków AML.
Identyfikacja i weryfikacja tożsamości klientów – każda instytucja obowiązana musi sprawdzać, z kim współpracuje (więcej w sekcji o KYC).
Wdrożenie działań organizacyjnych – przygotowanie i przestrzeganie wewnętrznej procedury AML oraz procedury anonimowego zgłaszania naruszeń.
Szkolenia pracowników – regularne szkolenia z realizacji obowiązków AML.
Wdrożenie AML to nie jednorazowe działanie. To zestaw czynności, które trzeba wykonać, a potem powtarzać i przestrzegać na bieżąco.
Wyznacz osobę odpowiedzialną – najlepiej z kadry kierowniczej. Ta osoba przechodzi szkolenie z zakresu AML.
Przeszkol pozostałych pracowników – wyznaczona osoba szkoli zespół z wdrażania i przestrzegania procedury.
Opracuj analizę ryzyka – dokument wskazujący obszary Twojej firmy narażone na naruszenie zasad AML (np. przyjmowanie dużych wpłat gotówkowych, płatności od powiązanych ze sobą spółek).
Opracuj wewnętrzną procedurę AML – dokument regulujący codzienne działanie firmy zgodnie z wymogami ustawy.
Zgodnie z art. 50 ust. 2 ustawy AML, procedura musi regulować:
Czynności ograniczające ryzyko prania pieniędzy i finansowania terroryzmu
Zasady rozpoznawania i oceny ryzyka w Twoim przedsiębiorstwie
Środki zarządzania rozpoznanym ryzykiem
Zasady stosowania środków bezpieczeństwa finansowego
Zasady przechowywania dokumentów i informacji
Zasady współpracy z Generalnym Inspektorem Informacji Finansowej (GIIF)
Zasady szkolenia pracowników
Zasady zgłaszania naruszeń przepisów AML przez pracowników
Zasady kontroli wewnętrznej i nadzoru zgodności działalności firmy z przepisami AML
Ta procedura to w praktyce instrukcja – opisuje, jak osoby zaangażowane w działalność firmy mają wykonywać swoje obowiązki, żeby stale spełniać wymogi AML. Szczególnie ważne są zasady zgłaszania naruszeń – wdrożenie AML wiąże się z przepisami o sygnalistach, czyli osobach zgłaszających naruszenia wewnątrz firmy.
KYC – „poznaj swojego klienta" – uzupełnia procedurę AML. Nakłada obowiązek identyfikacji klienta i weryfikacji jego tożsamości przed nawiązaniem współpracy.
Tożsamość klienta – zidentyfikuj i zweryfikuj, z kim masz do czynienia (np. wylegitymowanie dowodem osobistym).
Beneficjenta rzeczywistego – ustal, kto faktycznie decyduje w firmie klienta i sprawuje nad nią kontrolę (dotyczy np. sp. z o.o. czy spółek akcyjnych).
Osoby na eksponowanych stanowiskach politycznych (PEP) – sprawdź, czy klient lub osoby z nim powiązane pełnią funkcje polityczne.
Charakter stosunków gospodarczych – oceń transakcje okazjonalne i powiązane z nimi ryzyko.
Obowiązki identyfikacyjne realizujesz głównie w oparciu o rejestry publiczne:
CEIDG – Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej
KRS – Krajowy Rejestr Sądowy
CRBR – Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych
Za brak wdrożenia AML grożą realne konsekwencje. Przepisy przewidują dwa rodzaje odpowiedzialności:
Kara administracyjna – za niewyznaczenie osoby odpowiedzialnej, brak oceny ryzyka lub brak wewnętrznej procedury AML.
Kara karna – za poważniejsze naruszenia, w tym uczestnictwo w podejrzanych transakcjach (na podstawie kodeksu karnego i kodeksu karno-skarbowego).
Prawidłowe wdrożenie AML zmniejsza ryzyko, że Twoja firma nieświadomie weźmie udział w nielegalnym procederze. A to właśnie uczestnictwo w podejrzanych transakcjach – nawet nieumyślne – naraża firmę na najpoważniejsze sankcje.
Sprawdź, czy AML dotyczy Twojej firmy. Jeśli masz wątpliwości co do zakresu obowiązków lub prawidłowości wdrożenia – napisz i ustal, co trzeba zrobić.
Czy moja firma w ogóle musi wdrożyć procedurę AML? Musisz wdrożyć AML, jeśli Twoja firma należy do katalogu tzw. instytucji obowiązanych wymienionych w ustawie z 1 marca 2018 r. Obowiązek dotyczy m.in. firm przyjmujących płatności gotówkowe od 10 000 euro, kantorów (w tym kryptowalutowych), instytucji płatniczych, a od 31 października 2021 r. także biur rachunkowych, doradców podatkowych, pośredników w obrocie nieruchomościami oraz galerii sztuki i domów aukcyjnych. Jeśli działasz w którejkolwiek z tych branż – masz konkretne obowiązki do spełnienia, niezależnie od skali działalności.
Jakie obowiązki AML ma firma, jeśli już podlega pod ustawę? Przepisy nakładają na instytucje obowiązane cztery główne obowiązki: wyznaczenie osoby odpowiedzialnej z kadry kierowniczej wyższego szczebla, identyfikację i weryfikację tożsamości klientów (KYC), wdrożenie wewnętrznej procedury AML wraz z procedurą anonimowego zgłaszania naruszeń oraz regularne szkolenia pracowników z realizacji obowiązków AML. To nie jest jednorazowe działanie – te obowiązki trzeba wykonywać i aktualizować na bieżąco.
Jak wdrożyć AML w firmie krok po kroku? Zacznij od wyznaczenia osoby odpowiedzialnej z kadry kierowniczej i przeszkolenia jej z zakresu AML. Następnie ta osoba szkoli pozostałych pracowników, po czym opracowujesz analizę ryzyka wskazującą obszary firmy narażone na naruszenie zasad AML, a na końcu przygotowujesz wewnętrzną procedurę AML regulującą codzienne działanie firmy zgodnie z wymogami ustawy.
Co dokładnie musi zawierać wewnętrzna procedura AML? Zgodnie z art. 50 ust. 2 ustawy AML, procedura musi regulować: czynności ograniczające ryzyko prania pieniędzy, zasady rozpoznawania i oceny ryzyka, środki zarządzania ryzykiem, zasady stosowania środków bezpieczeństwa finansowego, zasady przechowywania dokumentów, zasady współpracy z Generalnym Inspektorem Informacji Finansowej (GIIF), zasady szkolenia pracowników, zasady zgłaszania naruszeń przez pracowników oraz zasady kontroli wewnętrznej i nadzoru zgodności z przepisami AML. W praktyce to instrukcja opisująca, jak osoby zaangażowane w działalność firmy mają wykonywać swoje obowiązki, żeby stale spełniać wymogi ustawy.
Jakie sankcje grożą za brak wdrożenia AML w firmie? Za brak wdrożenia AML grożą dwa rodzaje konsekwencji: kara administracyjna – za niewyznaczenie osoby odpowiedzialnej, brak oceny ryzyka lub brak wewnętrznej procedury AML – oraz kara karna na podstawie kodeksu karnego i kodeksu karno-skarbowego za poważniejsze naruszenia, w tym uczestnictwo w podejrzanych transakcjach. Nawet nieumyślny udział w nielegalnym procederze naraża firmę na najpoważniejsze sankcje, dlatego prawidłowe wdrożenie AML to realne zmniejszenie ryzyka odpowiedzialności.
